Sécurité et aspects légaux

La révision de la Loi sur les archives(2): des réponses à vos questions

Par le Comité des affaires professionnelles de l’Association des archivistes du Québec

Partie 2 – FAQ sur la Loi sur les archives

Ce billet fait suite à celui rédigé par Diane Baillargeon publié le 17 mai dernier et intitulé « La révision de la Loi sur les archives: entretien avec Carole Couture ».

En décembre 2020, une consultation du milieu archivistique québécois sur la révision de la Loi sur les archives initiée par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) a été l’occasion de relancer le dossier et de mobiliser les archivistes et autres professionnels de l’information ou de l’histoire autour de cette question. L’AAQ a alors produit un mémoire et pris différents moyens en vue de faire progresser les choses.

Afin d’y voir plus clair, nous vous proposons une foire aux questions sur le sujet.

Questions générales

Je suis étudiant.e en archivistique. Pourquoi devrais-je m’intéresser à la révision de la Loi?

Tout simplement parce que la révision de celle-ci aura des impacts sur votre pratique de l’archivistique tant dans les organismes publics que privés. Les différentes modifications proposées telles que la reddition de comptes, les enjeux du numérique, la gestion des services d’archives privées agréés et même l’adaptation du vocabulaire, amèneront des changements dans les politiques, les procédures et les outils que vous devrez appliquer en tant que futur.e archiviste.

Je suis citoyen.ne. Qu’est-ce que la révision de la Loi pourrait changer pour moi?

Les archives sont utiles à la recherche dans tous les domaines, à la création de nouvelles archives et à la vie culturelle et patrimoniale.  Vous pouvez consulter des archives publiques et/ou privées partout au Québec. Cela est possible grâce à la Loi qui oblige les organismes publics à gérer leurs archives ou à les verser à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). Elle permet également aux services d’archives privées agréés (SAPA) d’avoir les ressources nécessaires à l’acquisition, au traitement, à la diffusion et à la préservation d’archives privées. Il y a de plus en plus d’archives numérisées accessibles en ligne et vous pouvez y accéder facilement. Il faut des ressources humaines, matérielles et financières pour parvenir à offrir cette diffusion. C’est pourquoi il est important que BAnQ propose des programmes de subvention pour la gestion des archives et offre une aide financière et technique accrue aux SAPA afin d’améliorer votre accessibilité aux archives.

Les archives sont aussi importantes pour la vie démocratique. L’État doit favoriser l’exercice du droit de ses citoyens et citoyennes de surveiller les actions de ses élus et fonctionnaires. Toute administration publique (ministères, organismes gouvernementaux et parapublics) doit assurer une transparence administrative en fournissant l’information nécessaire aux citoyens et citoyennes. Cette information provient des archives de ces organismes. Ainsi, les citoyens et citoyennes peuvent juger de la bonne gouvernance de leur gouvernement. Les archives sont donc garantes de la démocratie, et on peut même ajouter que la démocratie garantit l’accès aux archives.

Est-ce que la Loi sur les archives est bien connue?

Non. Même après plus de 35 ans d’existence, elle est encore méconnue par certains organismes qui doivent l’appliquer. Par conséquent, l’ajout d’une reddition de comptes de la part des organismes et la création d’une fonction de responsable de la gestion documentaire lors de la révision de la Loi donneraient davantage de poids à l’activité « gestion documentaire ».

La terminologie

Quel est le souci avec la terminologie archivistique dans la Loi?

Les archivistes se questionnent sur certains termes et constatent qu’il en manque plusieurs dans la loi actuelle. Lors de la pause-café sur la révision de la Loi sur les archives, tenue au dernier congrès de l’AAQ, les archivistes ont discuté de l’actualisation de la définition des mots « archives », « document inactif » et « archives privées », de l’ajout de termes reliés au numérique tels que données, métadonnées, base de données et infonuagique. La terminologie utilisée c’est plus que seulement des mots. Elle se doit de refléter la réalité actuelle, soit celle de la transformation numérique actuelle et future, et être en harmonie avec l’ensemble du cadre légal régissant la gestion de l’information au Québec (LGGRI, LCCJTI, Loi sur l’accès, etc.).

Le numérique

Pourquoi faut-il intégrer le volet numérique à la Loi?

La Loi sur les archives a été adoptée en 1983 à une époque où les documents existaient majoritairement en format analogique. Même si elle était révolutionnaire à ce moment pour assurer une meilleure gestion du cycle de vie des documents, elle n’a pas été actualisée et elle ne tient pas compte de l’évolution des technologies, de la présence des documents numériques et de la complexité de leur gestion. Le télétravail nous montre à quel point il est impératif de s’assurer d’une bonne gestion des documents numériques et de garantir leur authenticité, leur intégrité et leur pérennité. La gestion des données, la dématérialisation de l’information, l’entreposage en infonuagique, la préservation des nombreux formats de fichiers et autres modes de communication numériques ne sont que quelques exemples d’éléments dont les législateurs devront tenir compte dans la révision de la Loi.

La reddition de comptes

Pourquoi demander une reddition de comptes?

L’absence totale de notion de reddition de comptes et d’imputabilité, ainsi que la faiblesse de la Loi en ce qui concerne le contrôle des obligations et des sanctions en découlant, amènent les organismes à ne pas investir argent et ressources humaines dans la gestion de leurs documents. Cela amène les problèmes suivants :

  • Plusieurs obligations ne sont pas remplies, sans aucune conséquence pour les organismes publics;
  • Absence de gouvernance de la gestion des documents dans les organismes;
  • Le calendrier de conservation est établi uniquement pour répondre à l’exigence de se doter de cet outil et non pour en faire un élément structurant de la gestion de l’information des organismes publics;
  • Manque de ressources humaines ayant la formation adéquate et le temps nécessaire pour accomplir leurs tâches;
  • Le secteur privé n’est redevable d’aucune obligation par la Loi.

(Source : Synthèse des discussions de la pause-café sur la révision de la Loi sur les archives)

L’archiviste

Devrait-on reconnaître le travail de l’archiviste dans la Loi?

Oui. Lors de la pause-café du 26 mai 2021 au congrès de l’AAQ, les archivistes ont souligné leur manque de légitimité pour le volet numérique de la gestion des documents et des données alors que leur expertise est davantage reconnue dans les organismes publics, en partie en raison de la valeur légale de certains documents. Ce qu’on veut dire par là, c’est que pour plusieurs, la compétence des archivistes se limite à assurer la conservation des documents analogiques et numériques nécessaires pour prouver les droits des organismes qui les embauchent. Ce faisant, ils se privent de leur expertise particulière pour tout ce qui concerne la conception des systèmes d’information, par exemple.

La question des titres de postes a aussi été évoquée, car la fonction publique actuelle ne reconnaît pas le titre d’archiviste ce qui les rend pour ainsi dire « invisibles » dans leurs organisations. D’autres discussions auront certainement lieu à ce sujet.

Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ)

Quel devrait être le rôle de BAnQ?

Une Loi sur les archives révisée devrait favoriser un organisme national (BAnQ) fort qui a les moyens d’agir dans un rôle réactualisé. BAnQ devrait notamment avoir pour mission de soutenir le gouvernement dans sa transformation numérique. Elle pourrait également avoir un rôle de contrôle et de conseil auprès des organismes publics et privés, un rôle-conseil et de soutien auprès des milieux professionnels ainsi que des professionnels et des techniciens œuvrant dans le domaine et un rôle de mise en commun des ressources (dépôt numérique fiable, expertise en préservation, matériel de préservation, etc.). La loi devrait également renforcer la fonction de Conservateur des archives afin que son titulaire puisse pleinement exercer son rôle.

Les services d’archives privées agréés (SAPA)

Comment la Loi peut-elle aider les SAPA?

La création de services d’archives privées agréés (SAPA) est déjà prévue dans la Loi actuelle. Ce réseau de partenaires de BAnQ a toutefois besoin d’assurer non seulement sa survie, mais aussi de se développer considérant particulièrement les enjeux de traitement et de préservation des archives numériques. Le ministère de la Culture et des Communications doit allouer un budget substantiel à BAnQ afin que celle-ci offre du financement et des services d’aide-conseil et techniques récurrents aux SAPA.

Les archives privées

La Loi devrait-elle inclure des mécanismes d’intervention quant aux archives privées?

La Loi prévoit déjà l’interdiction de fractionnement d’un fonds d’archives à des fins commerciales. Comme BAnQ peut prendre possession d’archives publiques dont la conservation est mise en péril avec l’autorisation du ministre (article 30), elle pourrait également intervenir dans le cas d’archives privées. La situation des archives religieuses est un exemple où BAnQ pourrait intercéder et proposer des solutions structurantes.

Qu’est-ce que l’AAQ a fait?

Depuis plusieurs années, l’AAQ recommande la révision de la Loi sur les archives. Elle s‘implique dans les différents processus de révision dont celui initié par BAnQ en décembre 2020. Voici les actions posées par l’Association depuis ce moment :

15 janvier 2021 : Rédaction d’un mémoire «  La Loi sur les archives dans le contexte de la transformation numérique de l’État québécois » rédigé à l’invitation de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). Cette dernière a entrepris une consultation du milieu archivistique québécois sur la révision de la Loi sur les archives. D’autres organismes et personnes ont déposé des mémoires et lettres (https://www.banq.qc.ca/archives/archivistique_gestion/loi/revision/index.html).

17 mai 2021 : Parution d’un billet de blogue sur Convergence intitulé « La révision de la Loi sur les archives : entretien avec Carol Couture« .

26 mai 2021 : Présentation d’une table ronde intitulée « L’évolution des législations nationales sur les archives dans le contexte de la transformation numérique. Regards croisés » au 50e congrès de l’AAQ.

26 mai 2021 : Organisation d’une pause-café « Pour une révision de la Loi sur les archives ! De quoi rêvons-nous ? » au 50e congrès de l’AAQ.

25 juin 2021 : Rédaction d’une lettre d’appui signée par des organismes fédérateurs afin d’appuyer la démarche de BAnQ. Les organismes partenaires sont les suivants : la Fédération Histoire Québec (FHQ), l’Institut d’histoire de l’Amérique française (IHAF), le Comité de gestion des documents du Centre et de l’Est du Québec (CGDCEQ), le Réseau des archives du Québec (RAQ) et la Fédération des milieux documentaires (FMD).

Quelles sont les prochaines étapes?

En juin 2021, à la suite de la consultation du milieu archivistique québécois, BAnQ a officiellement déposé un dossier, comprenant ses nouvelles orientations retravaillées en regard des mémoires et lettres d’appui reçus dans le cadre de la consultation, au ministère de la Culture et des Communications. Ce dernier a confirmé sa réception.

La nouvelle présidente-directrice générale de BAnQ, Madame Marie Grégoire, en a fait un dossier prioritaire et des discussions avec le ministère seront entamées sous peu. L’AAQ est en constant dialogue avec BAnQ afin de vous tenir au courant des derniers développements dans ce dossier.

SOURCE – CC BY-NC 2.0

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