Systèmes de gestion

Dématique et SAE (30): La Fonction gestion des données descriptives

Par Antony Belin, Archiviste expert chez API

Cette fonction assure la conservation, la mise à disposition et la mise à jour des informations descriptives, associées aux contenus d’informations conservés par la fonction conservation sécurisée (F2), ces informations servant aux utilisateurs comme point d’entrée au système d’archivage électronique (SAE) et permettant de retrouver les données recherchées, assurant le lien avec leur identification de localisation sur les volumes de conservation sécurisée (VCS).

1.1.  Niveau de service attendu

Cette fonction garantit :

  • modification de l’ensemble des métadonnées descriptives des données déposées
  • non-éditabilité des métadonnées de gestion des données déposées
  • non-éditabilité des fichiers (documents) et de leurs métadonnées probatoires (condensat, taille…)
  • non-éditabilité des autorités productrices et des accords de versement
  • traçabilité de l’ensemble des actions concernées dans le journal de cycle de vie des données affectées
  • exportabilité des métadonnées

1.2.  Principe

Les métadonnées descriptives sont enrichies tout au long du cycle de vie de la donnée, afin de favoriser toujours plus la pertinence et l’exhaustivité des critères de recherche.

Il n’est bien sûr pas ici question des métadonnées de gestion, telles que durées d’utilité administrative (DUA), sorts finaux et durées de communicabilité, faisant l’objet de processus séparés.

Tout champ ne faisant pas l’objet du présent processus est bloqué d’office.

Bien entendu, aucun fichier n’est substitué, n’est supprimé ou n’est ajouté.

1.3.  Procédure

Prérequis :

  • modifications des dispositions législatives et réglementaires
  • modifications du contexte de conservation
  • besoin d’enrichir la description de l’unité d’archive (UA) ou de l’objet de donnée
  • nécessité de corriger les innombrables coquilles, une coquille équivalant sur un système binaire à une information non retrouvable, en dépit de sa parfaite conservation

La modification de métadonnées descriptives se fait via le système d’archivage électronique (SAE), à l’initiative de l’Autorité d’archivage (AA), en accord avec l’Autorité productrice, ou à l’initiative de cette dernière. Par ailleurs, l’Autorité de tiers-archivage (ATA) exerce son devoir de veille et de conseil, sans pour autant procéder arbitrairement à toute modification sans consentement formalisé de l’Autorité productrice et/ou des Archives de l’Autorité juridique adhérente, si elles existent, l’ensemble de la procédure étant appliquée par les opérateurs d’archivage ou de tiers-archivage (OA/OTA).

1.4.  Contrôle et journalisation

La vue détaillée de l’unité d’archive (UA) permet de contrôler la présence des métadonnées descriptives à jour.

La journalisation de la modification de chacune des métadonnées indique la valeur en entrée et la valeur en sortie.

La description des données au moyen de métadonnées s’avère indispensable pour effectuer des requêtes pertinentes et pour les affiner au mieux par la combinaison des critères de recherche. Selon les environnements concernés par le système d’archivage électronique (SAE), ces métadonnées sont spécifiquement métier (facturation, comptabilité…) ou archivistiques (EAD, EAC, SEDA…), mais on privilégie la présence de mots-clés libres ou de mots-clés contrôlés par thésauri, permettant un élargissement sans contrainte à tout contexte documentaire. L’utilisation de thésauri, si elle paraît contraignante de prime abord, s’avère judicieuse à plus d’un titre : elle permet d’éviter les inversions de lettres ou les fautes d’orthographe… trop souvent récupérées dans les métadonnées renseignées par les producteurs, rendant dès lors quasi-impossible la présence de ces données dans les résultats de requêtes, d’où une sévère perte d’information potentielle ; elle permet aussi d’utiliser des équivalences, des « employés pour »… à certains termes, afin que les résultats pertinents s’affichent, quand bien même le requérant ne connaît pas de certains termes pour répondre à l’exhaustivité de son besoin (par exemple, un bâtiment provisoire du campus universitaire de Jussieu était dénommé « 16 000 » lors de la phase préparatoire et de la passation de marché, en référence à ses 16 000 m² de surface hors œuvre nette [SHON], les orthographes allant de « 16 000 » ou « 16000 » à « 16 M » ou « 16M », avant de devenir… « Atrium » durant la phase de construction).

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