Systèmes de gestion

Dématique et SAE (31): La fonction sortie des données déposées (1): Le processus de gestion des consultations des données déposées

Par Antony Belin, Archiviste expert chez API

Cette fonction prévoit l’ensemble des mécanismes permettant de consulter, de communiquer, de restituer et de verser sur un autre système d’archivage électronique (SAE) les données déposées et leurs métadonnées associées.

Elle comprend la mise à disposition d’une interface de consultation, un système de recherche effectuée à partir des métadonnées, un principe de visualisation du résultat, la sélection de contenus à sortir et leur livraison effective, sous forme de paquets d’information diffusés (PID), pour les consultations et pour les communications des données déposées, sous forme de paquets d’information restitués (PIR), concernant les restitutions des données déposées, et sous forme de paquets d’information versés (PIV), concernant les versements sortants des données déposées. Dans la mesure où la communication du contenu soit différée, par rapport au moment de l’interrogation, cette fonction prévoit également un mécanisme de commandes à destination des utilisateurs, le suivi étant assuré par la fonction administration.

1.1.  Niveau de service attendu

Cette fonction garantit :

  • accès contrôlé aux données déposées
  • gestion des consultations des données déposées
  • gestion des communications des données déposées
  • gestion des restitutions des données déposées
  • gestion des versements sortants des données déposées
  • gestion des recherches sur les métadonnées des données déposées
  • constitution de paquets d’information diffusés (PID), de paquets d’information restitués (PIR) et de paquets d’information versés (PIV)
  • traçabilité de l’ensemble des actions concernées dans le journal de cycle de vie des données affectées

1.2.  Options possibles

La principale option associée à cette fonction porte sur le choix de transmission des données déposées :

  • accès direct aux entrées pour les consultations des données déposées
  • récupération dans un panier pour les communications ou pour les restitutions des données déposées
  • transfert par service Web vers un autre système d’archivage électronique (SAE) pour les versements sortants des données déposées

1.3.  Composants du système utilisés

Le système de sorties des données déposées comporte :

  • menu de gestion des entrées :
  • registre des entrées, permettant aux utilisateurs des autorités productrices de consulter directement leurs données déposées ou aux utilisateurs des autorités d’archivage ou de tiers-archivage (AA/ATA) de consulter directement les données déposées par l’ensemble des autorités productrices dépendant de leur propre Autorité juridique
  • interface Web pour effectuer les recherches sur les métadonnées descriptives des données déposées
  • menu de gestion des communications des données déposées
  • liste des demandes de communication des données déposées en cours
  • liste des demandes de communication des données déposées à valider
  • liste des communications des données déposées à récupérer
  • historique des communications des données déposées acceptées ou rejetées
  • menu de gestion des restitutions des données déposées
  • liste des demandes de restitutions des données déposées en cours
  • liste des demandes de restitutions des données déposées à valider
  • liste des restitutions des données déposées à récupérer
  • liste des restitutions des données déposées à acquitter
  • historique des restitutions des données déposées acceptées ou rejetées
  • menu de gestion des versements sortants des données déposées
  • liste des demandes de versements sortants des données déposées en cours
  • liste des demandes de versements sortants des données déposées à valider
  • liste des versements sortants des données déposées à récupérer
  • liste des versements sortants des données déposées à acquitter
  • historique des versements sortants des données déposées acceptés ou rejetés
  • annuaire utilisateurs permettant d’authentifier les utilisateurs

1.4.  Contrôle et journalisation des sorties (consultations, communications, restitutions et versements sortants) des données déposées

Le registre des entrées indique clairement (code couleur…) le statut des unités d’archive (UA) (« en cours de communication », « en cours de restitution », « en cours de versement sortant », « restituée mais non-détruite », « versée mais non-détruite », « restituée et détruite », « versée et détruite »…). Le registre des entrées se déploie en arborescence, afin de pouvoir développer les unités d’archive (UA), quelle que soit leur profondeur, montrant ainsi aisément des unités d’archive (UA) filles n’ayant pas le même statut que le reste de l’unité d’archive (UA) mère.

Pour les communications des données déposées, il faut la possibilité de consulter l’ensemble des demandes de communications des données déposées en cours, avec leur statut et avec la traçabilité des étapes de validation, ainsi qu’un historique des communications des données déposées acceptées ou rejetées, permettant à l’Autorité de contrôle scientifique et technique (CST) d’y accéder sans affecter le système d’archivage électronique (SAE), le bordereau de communication des données déposées visé étant téléchargeable à tout moment.

Pour les restitutions des données déposées, il faut la possibilité de consulter l’ensemble des demandes de restitutions des données déposées en cours, avec leur statut et avec la traçabilité des étapes de validation, ainsi qu’un historique des restitutions des données déposées acceptées ou rejetées, permettant à l’Autorité de contrôle scientifique et technique (CST) d’y accéder sans affecter le système d’archivage électronique (SAE), le bordereau de restitution des données déposées visé, l’acquittement de restitution des données déposées et l’attestation de destruction des données restituées sur l’ensemble des volumes de conservation sécurisée (VCS) étant téléchargeables à tout moment.

Pour les versements sortants des données déposées, il faut la possibilité de consulter l’ensemble des demandes de versements sortants des données déposées en cours, avec leur statut et avec la traçabilité des étapes de validation, ainsi qu’un historique des versements sortants des données déposées acceptées ou rejetées, permettant à l’Autorité de contrôle scientifique et technique (CST) d’y accéder sans affecter le système d’archivage électronique (SAE), le bordereau de versement sortant des données déposées visé, l’attestation de dépôt des données versées et l’attestation de destruction des données déposées sur l’ensemble des volumes de conservation sécurisée (VCS) étant téléchargeables à tout moment.

Il est souhaitable de lancer un contrôle d’intégrité sur des données détruites, afin de vérifier qu’il ne s’agisse pas d’un simple affichage à destination de l’utilisateur, alors qu’elles soient en réalité toujours présentes sur les volumes de conservation sécurisée (VCS), le rapport indiquant logiquement l’absence de données aux emplacements requis.

Le journal de cycle de vie contient :

  • tout accès direct (consultation) aux descriptions dans le registre des entrées (métadonnées), en indiquant la cote de l’unité d’archive (UA), la date d’accès et l’utilisateur (les tentatives d’accès non-autorisées étant tracées)
  • tout accès direct (téléchargement) aux données déposées, en indiquant la cote de la donnée requise, la date d’accès, l’utilisateur et le contrôle d’intégrité effectué à cette occasion (les tentatives d’accès non-autorisées ou les tentatives d’accès en échec étant tracées)
  • toute communication de données déposées, en indiquant la cote de la donnée requise, la date de mise à disposition, la date de téléchargement du paquet d’information diffusé (PID), l’utilisateur effectuant la demande sur le système d’archivage électronique (SAE), l’utilisateur récupérant le paquet d’information diffusé (PID) et le contrôle d’intégrité effectué à cette occasion
  • toute restitution de données déposées, en indiquant la cote de la donnée requise, la date de mise à disposition, la date de téléchargement du paquet d’information restitué (PIR), l’utilisateur effectuant la demande sur le système d’archivage électronique (SAE), l’utilisateur récupérant le paquet d’information restitué (PIR), la date d’acquittement de la restitution, l’utilisateur acquittant la restitution, la date de destruction des données restituées, l’utilisateur activant la destruction et les contrôles d’intégrité effectués à cette occasion
  • tout versement sortant de données déposées, en indiquant la cote de la donnée requise, la date de mise à disposition, la date de téléchargement du paquet d’information versé (PIV), l’utilisateur effectuant la demande sur le système d’archivage électronique (SAE), l’utilisateur récupérant le paquet d’information versé (PIV), la date d’attestation de dépôt du versement, l’utilisateur attestant le dépôt du versement, la date de destruction des données déposées, l’utilisateur activant la destruction et les contrôles d’intégrité effectués à cette occasion

1.5.  Processus de gestion des consultations des données déposées

La consultation (interrogation directe du registre des entrées) d’une information (donnée et/ou métadonnée) n’est possible que si :

  • l’Autorité requérante est l’Autorité productrice de l’information, sauf pour les données à caractère personnel (DCP)
  • réquisition judiciaire
  • l’Autorité requérante est l’Autorité d’archivage ou de tiers-archivage (AA/ATA) ou les Archives de l’Autorité juridique membre (dans le cas de tiers-archivage)

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