Systèmes de gestion

Dématique et SAE (32): La fonction sortie des données déposées (2): Le processus de gestion des communications des données déposées

Par Antony Belin, Archiviste expert chez API

Note au lecteur : Les articles de lois cités ici font référence au contexte juridique français

1.1.  Régime français de communication de données

« Les archives publiques sont, sous réserve des dispositions de l’article L. 213-2, communicables de plein droit.
L’accès à ces archives s’exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l’article L. 311-9 du Code des relations entre le public et l’administration. »

Cf. art. L. 213-1 du Code du patrimoine modifié par l’art. 3 de l’Ordonnance n° 2015-1341 du 23 octobre 2015 (modifiée au 1er janvier 2016) relative aux dispositions législatives du Code des relations entre le public et l’administration

« L’accès aux documents administratifs s’exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration :
1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ;
2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ;
3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ;
4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu’à l’intéressé en application de l’article L. 311-6. »

Cf. art. L. 311-9 du Code des relations entre le public et l’administration modifié par l’art. 3 de la Loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 (modifiée au 1er juin 2019) pour une République numérique

 « I. – L’autorisation de consultation de documents d’archives publiques avant l’expiration des délais fixés au I de l’article L. 213-2 peut être accordée aux personnes qui en font la demande dans la mesure où l’intérêt qui s’attache à la consultation de ces documents ne conduit pas à porter une atteinte excessive aux intérêts que la loi a entendu protéger. Sous réserve, en ce qui concerne les minutes et répertoires des notaires, des dispositions de l’article 23 de la Loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, l’autorisation est accordée par l’administration des archives aux personnes qui en font la demande après accord de l’autorité dont émanent les documents.
Le temps de réponse à une demande de consultation ne peut excéder deux mois à compter de l’enregistrement de la demande.

II. L’administration des archives peut également, après accord de l’autorité dont émanent les documents, décider l’ouverture anticipée de fonds ou parties de fonds d’archives publiques.

III. – L’article 226-13 du Code pénal n’est pas applicable aux procédures d’ouverture anticipée des archives publiques prévues aux I et II du présent article. »

Cf. art. L. 213-3 du Code du patrimoine modifié par l’art. 36 de la Loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 (modifiée au 1er juin 2019) pour une République numérique

« La révélation d’une information à caractère secret par une personne qui en est dépositaire soit par état ou par profession, soit en raison d’une fonction ou d’une mission temporaire, est punie d’un an d’emprisonnement et de 15 000 euros d’amende. »

Cf. art. 226-13 du Code pénal modifié par l’art. 3 de l’Ordonnance n° 2000-916 du 19 septembre 2000 (modifiée au 1er janvier 2002) portant adaptation de la valeur en euros de certains montants exprimés en francs dans les textes législatifs

« Toute administration détentrice d’archives publiques ou privées est tenue de motiver tout refus qu’elle oppose à une demande de communication de documents d’archives. »

Cf. art. L. 213-5 du Code du patrimoine modifié par l’art. 17 de la Loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 (modifiée au 17 juillet 2008) relative aux archives

« Les services publics d’archives qui reçoivent des archives privées à titre de don, de legs, de cession ou de dépôt sont tenus de respecter les stipulations du donateur, de l’auteur du legs, du cédant ou du déposant quant à la conservation et à la communication de ces archives. »

Cf. art. L. 213-6 du Code du patrimoine modifié par l’art. 17 de la Loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 (modifiée au 17 juillet 2008) relative aux archives

« Les dispositions des articles L. 213-1 à L. 213-3, L. 213-5, L. 213-6 et L. 213-8 sont affichées de façon apparente dans les locaux ouverts au public des services publics d’archives. »

Cf. art. L. 213-7 du Code du patrimoine modifié par l’art. 17 de la Loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 (modifiée au 17 juillet 2008) relative aux archives

« Un décret en Conseil d’Etat détermine les conditions dans lesquelles sont délivrés les expéditions et extraits authentiques de documents d’archives.
Il précise notamment les conditions dans lesquelles donnent lieu à rémunération :
a) L’expédition ou l’extrait authentique des pièces conservées dans les services publics d’archives ;
b) La certification authentique des copies des plans conservés dans ces mêmes services, exécutées à la même échelle que les originaux à la diligence des intéressés ;
c) La certification authentique des photocopies et de toutes reproductions et fixations des documents conservés dans ces mêmes services. »

Cf. art. L. 213-8 du Code du patrimoine modifié par l’art. 17 de la Loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 (modifiée au 17 juillet 2008) relative aux archives

1.2.  Principe

La demande de communication de données émane d’une Autorité requérante tierce, non-productrice de la donnée, ou, plus largement, de toute personne ayant intérêt à consulter ces données (communication pour des raisons administratives, juridiques, contentieuses, historiques).

Pour les données publiques, lorsqu’elles ne sont pas encore communicables, une procédure de dérogation est effectuée par l’Autorité productrice, une autorisation étant alors demandée à l’Autorité d’archivage (AA) ou, en cas de tiers-archivage, aux Archives de l’Autorité juridique associée, lorsqu’elles existent, puis, impérativement, à l’Autorité de contrôle scientifique et technique (CST).

Par sécurité, il est fortement conseillé de ne pas inclure d’Autorité requérante en accès direct sur le système d’archivage électronique (SAE), ceux-ci transmettant donc leur requête, par courriel, par courrier, par téléfax… à l’Autorité productrice correspondante, à l’Autorité d’archivage (AA) ou, en cas de tiers-archivage, aux Archives de l’Autorité juridique associée, lorsqu’elles existent, Autorité productrice ou Archives de l’Autorité juridique associée initiant alors la demande de communication de données, avec visa obligatoire de l’Autorité de contrôle scientifique et technique (CST) pour les dérogations concernant des données non-communicables. L’Autorité productrice ou les Archives de l’Autorité juridique associée récupèrent ensuite le paquet d’information diffusé (PID) et le transmettent, par le moyen de leur choix et sous leur seule responsabilité, à l’Autorité requérante.

Aucune requête ne peut être effectuée auprès d’une Autorité de tiers-archivage (ATA).

Ce genre de procédure, alors même que les données soient directement consultables et téléchargeables via le registre des entrées (cf. supra), s’applique impérativement en l’état afin de conserver toute sa pertinence à la traçabilité du journal d’évènements et permet de conserver la trace, en commentaires obligatoires, du motif de la requête et de l’identité du requérant (copie du courriel…).

Les prérequis sont les suivants :

  • durée de communicabilité échue
  • a contrario, dérogation visée par l’Autorité productrice et, impérativement, par l’Autorité de contrôle scientifique et technique (CST)

1.3.  Procédure

  • Génération du bordereau de demande de communication de données déposées
  • Validation de la demande de communication de données déposées

NB : En cas d’acceptation, le paquet d’information diffusé (PID) est disponible.

  • Récupération des communications de données déposées
  • Suppression des paquets d’information diffusés (PID)

NB : L’Autorité d’archivage ou de tiers-archivage (AA/ATA) se réserve le droit de supprimer les paquets d’information diffusés (PID) au bout d’une semaine, ceux-ci occupant un volume non-négligeable du volume de conservation sécurisée (VCS) temporaire et la demande de communication de données étant en ce cas relancée.

***

Pour découvrir ou revisiter la série complète qui précède ce texte, CLIQUER ICI

Votre commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l’aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion /  Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l’aide de votre compte Twitter. Déconnexion /  Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l’aide de votre compte Facebook. Déconnexion /  Changer )

Connexion à %s