Profession

L’archiviste-pieuvre: quel avenir pour la gestion des documents administratifs?

Par Janie Benoit, Archiviste à la MRC de Montcalm

J’utiliserai le terme « archiviste » quelques fois dans le texte, puisque c’est souvent le titre donné aux gestionnaires qui travaillent en municipalités, même s’il s’agit plus de gestion des documents administratifs (GDA) que de gestion d’archives historiques.

Huit bras : c’est ce qu’il faut, et souvent plus, pour œuvrer à titre de gestionnaire GDA. C’est plonger dans un océan de connaissances et d’expertises différentes, où la curiosité et la polyvalence sont nos meilleures amies.

C’est la raison principale pour laquelle j’ai décidé de me diriger vers le domaine municipal à la fin de mes études. Mon premier contact avec le métier, en secondaire 5, avait été lors d’une journée exploratoire dans une municipalité. Je n’ai rien compris de ma journée : et avec raison. Impossible de présenter en une journée la machine infernale qu’est le domaine municipal. Ce que j’ai retenu, cependant, et ce qui m’a donné la piqûre : l’archiviste-pieuvre.

C’était elle qui était en contrôle, qui détenait tous les secrets. Comme une boussole, elle changeait de cap au gré des besoins de ses collègues, sans jamais perdre le nord. Administration, finances, communications, ressources mobilières et immobilières : là où j’étais complètement ignorante, elle avait toutes les réponses. Cette interdisciplinarité fondamentale du milieu m’a prouvé qu’il était totalement possible pour moi d’exploiter mes multiples intérêts au sein d’un seul environnement de travail.

J’ai donc quitté ma superviseure d’un jour en la laissant dans un malheureux sentiment d’impuissance auquel elle ne pouvait échapper, bien que j’ai tenté de lui prouver le contraire. Elle se doutait peu que je lui demanderais de revenir chez elle, quelques années plus tard, à la fin de ma technique.

Je n’étais pas au bout de mes peines, toutefois. Trois ans d’études, cinq sessions de cours et une de stages, et bien peu d’entre elles me préparaient pour le domaine municipal. Rédiger un plan de classification? Check. Appliquer des règles de conservation? Check. Comprendre la machine infernale..?

L’archiviste œuvrant en gestion des documents administratifs, dans le public comme dans le privé, jongle avec diverses tâches, pour divers services. Photo CC BY 2.0 SOURCE

Les rôles et responsabilités, les autorisations, la confidentialité, les types de documents, la gestion de projets, les « tout autres tâches connexes » : on était loin des RDA et du répertoire des vedettes-matières. Si la majorité de mon parcours m’avait préparé à travailler avec des livres, ma formation en gestion documentaire se résumait à deux cours de gestion de documents administratifs et un stage. Comment préparer la relève à ces responsabilités? Pas étonnant que la majorité de mes collègues de classe se soient dirigés vers les bibliothèques.

Évidemment, l’offre y est plus grande. Il est donc normal que la demande le soit également. Je m’inquiète cependant de la maigre relève qui sera disponible pour la GDA le temps venu. Je suis bénévole pour une page Facebook publiant des offres d’emploi dans le domaine des sciences de l’information, et il n’est pas rare que j’aperçoive des deuxièmes et troisièmes affichages pour des postes en gestion documentaire. Selon les statistiques recensées par la page Info carrière – Sciences de l’information, près du tiers des emplois publiés dans le domaine dans la dernière année sont des postes en GDA (consultez le tableau synthèse ici).

C’est définitivement mon stage dans le domaine municipal qui m’a permis de me préparer le mieux au milieu de travail. 20 jours, c’était bien peu, mais cela fut suffisant pour me familiariser avec les différents types de documents et départements avec lesquels j’ai dû travailler. Je peux affirmer avec certitude que je n’aurais pas eu la moitié de la confiance nécessaire pour appliquer sur un poste au municipal sans cette expérience.

À la fin de mes études, j’ai postulé pour un poste dans une municipalité. On m’a refusée en raison de mon manque d’expérience. J’ai eu la chance d’obtenir un poste à la MRC de Montcalm, où la direction a choisi de faire confiance à ma motivation, mon intérêt et ma formation plutôt qu’à mon expérience brute.

Qu’arrivera-t-il, dans quelques années, lorsque les archivistes en poste prendront leur retraite? Pour avoir participé au dernier colloque de l’AAQ à titre de reporter, en mai dernier, je peux dire que j’ai rencontré bien peu de jeunes de mon âge qui travaillaient en GDA. Tôt ou tard, il faudra laisser la chance à cette poignée de jeunes intéressés par celle-ci afin d’assurer une relève efficace.

Le domaine municipal détient une bien grise réputation, je l’admets : lenteur du processus de prise de décision, rigidité des conditions qui viennent avec les syndicats, et pour plusieurs, la complexité du métier devient également un obstacle. De ma cohorte uniquement, seuls quatre étudiants sur vingt ont choisi de faire leur stage en GDA plutôt qu’en archives historiques.

Est-ce qu’on peut toutefois négliger les défis qu’apporte le domaine? La diversité, la rigueur, la valorisation qu’apporte un travail qui permet de faciliter celui de tous les autres? Bien que souvent seuls ou en très petite équipe, les gestionnaires de l’information travaillent de pair avec tous les autres employés de l’organisation. Je ne peux définitivement pas dire que mon travail est solitaire! Chaque jour, je suis sollicitée par l’un ou l’autre des départements pour leur venir en aide.

Je crois que la formation donnée au collégial ne prépare pas suffisamment les étudiants pour d’autres domaines que celui des bibliothèques. Pour avoir pris connaissance des différentes grilles de cours des six collèges offrant le programme, je constate une certaine disparité en ce qui a trait à la formation en GDA. Certains offrent davantage de cours que d’autres, dont le Collège de Maisonneuve. Je crois cependant que la formation pourrait être grandement bonifiée par l’ajout de cours d’exploration des différents types de documents administratifs. Ces fameuses séries de gestion dans notre plan de classification, elles sont pratiquement les mêmes partout. Pourquoi ne pas les approfondir?

Il n’y a pas seulement les municipalités qui requièrent les services d’un gestionnaire en documentation. Sachant que les entreprises privées engagent majoritairement des employés en GDA (puisque généralement les postes en bibliothèque sont de nature publique), et que selon les statistiques recensées par la page Info carrière – Sciences de l’information, 20% des offres d’emploi dans le domaine sont publiées par des entreprises privées, il va sans dire que la proportion de la formation liée à la gestion documentaire administrative est nettement insuffisante pour répondre à la demande.

J’invite donc les gestionnaires de documents administratifs à approcher les collèges de leur région offrant le programme des Techniques de la documentation afin d’aider les étudiants à mieux comprendre les réalités du domaine. Il peut s’agir de conférences, de webinaires, de journées exploratoires ou même de stages. Je crois que l’avenir de la GDA en bénéficierait grandement, et que cela permettrait de bonifier la formation offerte aux étudiants.

Longue vie aux archivistes-pieuvres!

***

Référence

Info Carrière – Sciences de l’information [@infocarriere.sciencesdelinformation]. (2022, 14 septembre). Info Carrière en chiffres [élément joint] [statut Facebook]. Facebook. https://www.facebook.com/infocarriere.sciencesdelinformation/photos/a.118314516625575/614574673666221

2 réflexions sur “L’archiviste-pieuvre: quel avenir pour la gestion des documents administratifs?

    • Le programme actualisé des Techniques de la documentation, gestion de l’information du Collège Lionel-Groulx a accueilli sa première cohorte à l’automne 2020. Nous offrons des cours dédiés à la gestion de l’information à chacune des sessions de la formation. Le premier cours, Chaos et ordre documentaire, est offert à la première session de la première année. Il est suivi en deuxième année par les cours Gestion de l’information I et II. Cinq cours offrent aussi des contenus pédagogiques liés à ce secteur (archives, indexation, conservation, promotion, implantation). Les cours d’informatique aussi sont bonifiés afin d’y enseigner SharePoint. En dernière année de formation, les étudiantes et étudiants réalisent deux stages à l’automne (un en GDA et un en bibliothèque). Celui à l’hiver est au choix des finissantes et finissants. À ces trois insertions professionnelles s’ajoutent un projet d’intervention. Ainsi, une étudiante te ressemblant, intéressée principalement par la GDA, reçoit une formation complète dans tous les secteurs de la documentation tout en lui permettant de développer son profil professionnel. N’hésite pas à venir aux sources pour tes questions. Nous serons toujours là pour encourager et supporter notre grande communauté !

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