Retour sur le congrès 2024: Compte-rendu de la session étudiante

Sophie Bergeron, étudiante au certificat en archivistique de l’EBSI à l’Université de Montréal et reportrice étudiante au congrès 2024 de l’Association des archivistes du Québec, nous présente un compte rendu de la session étudiante qui a eue lieu le 31 mai 2024, dans laquelle des étudiants font part de leurs projets d’études et de leur stage.

La session étudiante est une partie fort importante du congrès de l’AAQ. Cette session offre une opportunité unique aux futures générations d’archivistes de faire entendre leur voix et d’amener leurs points de vue et leurs solutions sur la théorie et sur les enjeux archivistiques qui peuvent être sujets à réflexion. Elle permet des échanges à plusieurs niveaux qui sont tout aussi enrichissants : d’une génération à l’autre, ou encore d’étudiant à un autre ; du réseautage essentiel au métier d’archiviste au Québec. Ainsi, Tous se positionnent comme des vecteurs de transmission.

Dans cet esprit de partage et de transmissions de connaissance, voici les présentations et les projets rafraîchissants de cinq étudiants.

L’histoire d’une formule : la mémoire organisationnelle dans le cadre d’une formation interne en gestion documentaire

D’abord, Catherine Girard et Jean-Samuel Bisson, tous deux diplômés à la maîtrise en archivistique de l’Université Laval ont présenté leur projet de stage au sein du ministère de la Famille : la normalisation du dossier de service de garde. Pendant leur stage ils ont constaté que la mémoire et les connaissances organisationnelles étaient portées seulement par quelques individus, et peu consignées sur des supports. Leur but était de modifier la culture documentaire au sein du ministère, et l’une de leur recommandation pour atteindre cet objectif était de concevoir une formation technique pour apprendre aux employés comment classer leurs documents au sein de ce dossier. La formation comprend aussi un volet historique sur l’évolution et la portée du dossier de service de garde, puisque pour changer la culture documentaire, il faut d’abord la comprendre, d’autant plus que leur démarche se fait d’un point de vue historique. Plusieurs étapes ont été réalisées ou sont en cours de réalisation :

• Recherche dans les archives du ministère pour comprendre quelle gestion documentaire était établie avant ;
• Consultation de la littérature ;
• Numérisation de documents qui pourraient être présentés pour la formation ;
• Rédaction du script ;
• Enregistrement des séquences vidéo et audio ;
• Montage ;
• Diffusion sur la plateforme de formation Brio.

Aussi, voici quelques conclusions qui ont été tirées par ce projet.

• La tenue des dossiers du ministère est influencée par ses différents contextes (sociaux, politiques, etc.)
• Le dossier de service de garde témoigne de l’histoire administrative du ministère
• La mise en valeur de la mémoire organisationnelle augmente le sentiment d’appartenance des employés qui auront donc une plus grande sensibilité à la tenue de leurs dossiers.

Catherine conclue en nous rappelant que la connaissance du milieu de travail est toute aussi importante pour les professionnels de la gestion documentaire que pour les employés à qui on offre la formation, puis elle souligne également l’importance de la créativité dans un processus comme celui de la formation.

« À cœur ouvert » : Un regard archivistique sur la collection des spécimens cardiovasculaires de Maude Abbott au musée médical Maude Abbott de l’Université McGill

Maria E. Osorio Oliveros, étudiante à la maîtrise en sciences de l’information de l’Université McGill, propose une réflexion sur la place de l’archivistique dans les sciences, et vice-versa. La motivation derrière son travail est d’ouvrir poursuivre l’ouverture de la discipline vers d’autres domaines. Le Musée médical Maude Abbott abrite une variété d’objets, d’instruments et de spécimens médicaux. Maria a procédé à une présentation détaillée du musée, de son histoire, et de l’historique des processus de classification qui ont été mis en place. En présentant la collection de Maude Abbott, qui se constitue de spécimens cardiovasculaires, de publications et d’exposition, elle a fait ressortir plusieurs caractéristiques qui se rapportent à des caractéristiques des archives. Parmi ces caractéristiques, elle a mentionné, entre autres :

• La matérialité, qui dans le cas des spécimens, permet de trouver de l’information (donc, de l’information consignée sur un support) ;
• La représentation : pour son travail de recherche, Maria explique que les spécimens cardiovasculaires se comportent comme des représentations d’expertises et de savoir-faire d’un domaine médical précis ;
• La triade preuve/intégrité/mémoire qui est incarnée par les spécimens étudiés.

Une des réflexions qui ont été faites, c’est que ces spécimens constituent des archives car ils sont liés à la construction des connaissances médicales. Mais cette réflexion faite par l’étudiante amène son lot de questions entourant la gestion, le traitement et l’archivage d’un tel type d’archives. Nous espérons que ses recherches lui permettront de trouver des réponses et de continuer à faire évoluer les compétences archivistiques dans d’autres disciplines.

Premiers pas d’une archiviste en herbe, enfin de vrais défis !

Mathilde Pottier, étudiante à la maîtrise en sciences de l’information à l’Université de Montréal a partagé aux autres membres du congrès son expérience dans le milieu de la gestion documentaire dans le cadre de l’un de ses cours. Ce qui l’a marquée, c’est qu’elle faisait enfin face à de vrais défis et sortait du cadre purement théorique pour transposer ses connaissances dans un cadre pratique, qui, avouons-le, n’est pas toujours proche de ce que l’on apprend sur les bancs d’école. Il s’agissait d’un projet de refonte du plan de classification des documents numériques d’un organisme. Suite à l’analyse de besoin, l’équipe a réalisé que le plan de classification déjà utilisé par l’organisme ne correspondait pas réellement à leurs besoins, ce qui était à la source de plusieurs problèmes. Malgré des problèmes de communication entre l’équipe de Mathilde et son organisme, ils ont su trouver des solutions aux constats qui avaient été faits. Le plan de classification était trop dense et ce n’était pas tous les employés qui le comprenaient : il y avait plusieurs répertoires vides ou des répertoires « fourre-tout » et des documents à tous les niveaux du plan, selon Mathilde. Finalement, le nommage n’était pas normalisé. L’équipe a donc proposé un plan de classification plus simple, et ce, même sans avoir accès aux documents ou aux dossiers en tant que tel. Pour ce, les étudiants se sont inspirés d’un autre plan de classification qui correspondait à d’autres organismes semblables et ont réduit le nombre de niveaux au sein de la classification. Un des constats était qu’il n’y avait pas de professionnel de la gestion de l’information au sein de l’organisme ; l’équipe s’est assurée de faire de la formation et de créer des outils supplémentaires, comme des aide-mémoires, une convention de nommage, un index et un tableau de concordance, qui aideraient l’organisme à maintenir une saine gestion documentaire. Finalement, le manque de communication a été un réel obstacle mais n’a pas empêché les étudiants impliqués dans le projet de venir en aide à l’organisme et de leur proposer une solution appropriée. Malheureusement, l’équipe n’a toujours pas reçu de retour sur la solution qui a été mise en place, mais Mathilde termine la session avec une sensibilité face aux relations interpersonnelles et la satisfaction face au défi qu’elle a pu relever !

Au commencement d’une quête, la rencontre de la figure inaugurale de l’archiviste ad hoc. Le cas de Michel Gignac à l’occasion du 30^e anniversaire de CKIA-FM Radio Basse-Ville

Simon-Olivier Gagnon, étudiant au doctorat en archivistique à l’Université de Laval a été le dernier étudiant cette année à présenter son projet d’études. Il se penche sur la question des archivistes ad hoc, ou les personnes qui assurent des activités archivistiques sans être archivistes. Il explique que les archivistes ad hoc n’ont souvent pas le savoir technique ou académique, et on les retrouve plutôt dans les archives communautaires. Pendant sa présentation, il nous parle de Michel Gignac et de la collection qu’il faisait des archives de la radio CKIA-FM. Simon-Olivier l’a rencontré et a discuté avec lui de sa démarche ; il est venu un moment ou il a réalisé que sa collection était devenue des documents d’archives. Parmi les pièces qu’il a conservées, certaines sont les seules conservées. Après avoir présenté sa démarche, il a également parlé du rôle de l’archiviste aguerri et comment on peut collaborer avec les archivistes ad hoc. Selon Simon-Olivier, il s’agirait d’un rôle de communicateur, de « courroie » dans lequel il faut être plutôt proactif et « vecteurs de transmission ». Pour lui, les archivistes ad hoc comme Michel Gignac ont des démarches intéressantes qu’on doit diffuser. Il parle aussi de « l’archivistique d’intervention ». C’est une réflexion qu’il faudra continuer de développer à l’ère ou les archives communautaires et les archivistes ad hoc sont de plus en plus nombreux et ont d’intéressantes perspectives à offrir à l’archivistique.

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En résumé, la session étudiante fut un moment d’échange rafraîchissant pour tous ceux impliqués, et nous souhaitons une bonne continuation aux étudiants qui sont venus présenter leurs projets d’études.