Glossaire

À propos du glossaire

Présentation

Ce glossaire propose des définitions de terminologie archivistique dans le sens le plus large, sans égard à tel ou tel aspect des activités des archivistes au Québec, couvrant tout le cycle de vie des documents, de la création à leur sort final.

Objectif et portée
Le présent glossaire rassemble environ une centaine de termes de base en archivistique. Il ne prétend pas couvrir l’ensemble de la terminologie archivistique  qui  recense l’ensemble du vocabulaire d’usage courant et moins courant aux dans notre sphère d’activité. Il se veut plutôt une actualisation de la terminologie la plus courante utilisée au Québec.

Ce glossaire propose donc une ou des définitions qui semblent les plus pertinentes parmi celles qui circulent actuellement en archivistique.  Il propose aussi quelques définitions adaptées — en prenant soin, dans la mesure du possible, d’identifier la source d’inspiration — et dans quelques cas des définitions complémentaires sont suggérées.

Les limites
Nous avons volontairement limité la couverture couverture du glossaire à la réalité québécoise par la littérature et le cadre légal et réglementaire. Toutefois, il s’est avéré essentiel d’y ajouter le cadre normatif national ou international pour mettre en évidence certaines similitudes ou différences conceptuelles.

Pour établir le glossaire archivistique, seuls les termes et définitions propres au domaine ont été retenu. Sont donc exclus :

  • les termes qui relèvent d’abord d’autres activités, par exemple l’informatique, la sécurité de l’information ou l’administration publique;
  • les termes empruntés à la langue courante que les dictionnaires usuels définissent parfaitement;
  • les termes désignant les différents types et supports de documents pris en charge par les spécialistes de notre domaine et qui sont non exclusifs.

Accès
« Droit, modalités et moyens de rechercher, d’exploiter ou de retrouver l’information. » (ISO-15489-1).

Accroissement
« Entrée complétant une unité de description déjà conservée dans un dépôt. » (ISAD-G2, 1999).

Acquisition
1- « Ensemble des règles et des opérations régissant la réception et l’accumulation des documents confiés ou cédés par versement, don, achat ou autre type de convention ». (Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics). 2- « Ensemble de documents de la même source pris en charge par un service d’archives [à] une date donnée. » (Règles  pour  la  description  des  documents  d’archives). 3- « Action qui consiste à recevoir et à accumuler des documents confiés ou cédés. » (Delage, 1983). 4- « Augmentation des dépôts d’archives par le moyen de versements, dépôts, réintégrations, dons, legs, achats ou échanges. » (Office québécois de la langue française). 5- « Mode d’accroissement des dépôts d’archives par le moyen de versements, dépôt, réintégrations, dons ou legs, achats ou échanges. » (Office québécois de la langue française). 6- « Document ou le groupe de documents acquis, par le moyen de versements, dépôts, réintégration, dons ou legs, achats ou échanges. » (Office québécois de la langue française).

Approche maximaliste
« Ligne de conduite ayant des incidences déterminantes lors de la mise en application de la notion de fonds l’appréhendant en fonction de sa réalité la plus vaste et la plus englobante. Ainsi, par exemple, les praticiens pour qui tous les documents de l’État ou d’un organisme ne forment qu’un seul fonds sont des maximalistes. » (Rousseau et al., 1994).

Approche minimaliste
« Ligne de conduite ayant des incidences déterminantes lors de la mise application de la notion de fonds en l’appréhendant en fonction de sa réalité la plus restreinte. Ainsi, par exemple, les praticiens pour qui la notion de fonds couvre la plus petite unité documentaire indivisible au sein d l’État ou d’un organisme sont des minimalistes. » (Rousseau et al., 1994).

Archives
1 – « Ensemble des documents, quelle que soit leur date ou leur nature, produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l’exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d’information générale. » (Loi sur les archives (chapitre A-21.1, a. 2)). 2- « […] l’ensemble des informations, quels que soient leur date, leur nature, ou leur support, organiquement [et automatiquement] réunies par une personne physique ou morale, publique ou privée, pour les besoins mêmes de son existence et l’exercice de ses fonctions, conservées d’abord pour leur valeur primaire, c’est-à-dire administrative, légale, financière ou probatoire, conservées ensuite pour leur valeur secondaire, c’est-à-dire de témoignage ou, plus simplement d’information générale. » (Rousseau et al., 1994).

Archive(s)
« Documents permanents.
Documents d’activité, conservés en vue d’une utilisation pérenne. » (ISO 30300).

Archivistique
« Discipline regroupant tous les principes, normes et techniques régissant toutes les fonctions de gestion des archives, telles la création, l’évaluation, l’acquisition, la classification, la description, la communication et la conservation. » (Rousseau et al., 1994).

Archivistique intégrée
« C’est celle qui permet d’assurer l’unité et la continuité des interventions dans le cadre d’une politique d’organisation des archives. » (Rousseau et al. 1994).

Authenticité
1- « Un document authentique est un document dont on peut prouver qu’il est bien ce qu’il prétend être, qu’il a été effectivement produit ou reçu par la personne qui prétend l’avoir produit ou reçu, et qu’il a été produit ou reçu au moment où il prétend l’avoir été. » (ISO 15489-1). 2- Caractère d’un document dont l’origine et l’intégrité sont garanties. [définition adaptée du Grand dictionnaire terminologique]. (Office québécois de la langue française).

Autorité archivistique
« Institution ou service d’archives en charge de la sélection, de la collecte et de la conservation des archives, de leur mise à disposition et de l’approbation des éliminations des archives non historiques. » (ISO-15489-1).

Calendrier de conservation
1- Outil de gestion qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation des documents actifs et semi-actifs d’un organisme et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés. [Définition adaptée de la Loi sur les archives (chapitre A-21.1, a. 7)). 2- « Liste des délais de conservation fixés pour l’ensemble des documents d’un organisme. » (Office québécois de la langue française). 3- « Liste des règles de conservation déterminées pour l’ensemble des séries documentaires d’une organisation pour établir leur durée de conservation et leur sort final. » (Roberge, 2009).

Centre d’archives
« Organisme chargé de l’acquisition et de la préservation d’un ensemble de documents d’archives, et qui le met à la disposition des usagers. Notes: Les documents ou transactions gérés peuvent provenir d’un gouvernement, d’une institution, d’un établissement, d’une famille ou d’une personne. Ainsi, les archives peuvent être dites d’État (nationales, fédérales), départementales, municipales, centrales, spéciales, hospitalières, photographiques, de microfilms, etc. » (Office québécois de la langue française).

Classement
1- « Identification systématique et classement  des activités et/ou des documents d’archives en catégories suivant l’organisation logique d’un système de classification et en accord avec ses principes, ses méthodes et ses règles. » (ISO-15489-1). 2- « Opération intellectuelle et matérielle consistant à analyser et à ordonner les documents d’archives conformément aux principes archivistiques, et son résultat. » (ISAD-G2, 1999). 3- « Action de mettre en place un document d’après une classification déterminée. » (Office québécois de la langue française).

Classification
« Action de distinguer par classes, par catégories, des documents selon un certain ordre. » (Office québécois de la langue française).

Code de classification
Identification alphabétique ou numérique référant à un niveau ou à une rubrique dans un plan de classification et servant à classifier ou à repérer un document ou un dossier.

Codification
« Action d’apposer un code sur un document ou sur un dossier afin de répondre à un besoin d’identification systématique de l’information dans une organisation. » (Roberge, 2009).

Collection
1- « Réunion  artificielle de  documents  de  toute provenance,  groupés  en  fonction d’une caractéristique commune […]. » (Dictionary of Archival  Terminology). 2- « Réunion artificielle de documents en fonction de critères communs liés à leur contenu ou à leur support, sans considération de leur provenance, par opposition au fonds d’archives constitué de façon organique. » (ISAD-G2, 1999).

Confidentialité
Propriété d’un document de n’être accessible qu’aux seules personnes autorisées à en prendre connaissance. [Définition adaptée de la Directive sur la sécurité de l’information gouvernementale, 11 avril 2006, a. 4 c.].

Conservation
1- « Actions et tâches concourant  à la pérennité  technique et intellectuelle  des documents  authentiques. » (ISO-15489-1). 2- « Processus et tâches concourant à la préservation des documents d’activité dans le temps. » 3- « Ensemble des règles et des opérations régissant la manipulation, l’entreposage, la restauration et la conservation dans des conditions satisfaisantes et sécuritaires des documents inactifs destinés à être conservés de manière permanente. » (Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics). 4- « Ensemble des mesures prises pour la sauvegarde des documents durant leur cycle de vie. » (Association des centres locaux de développement du Québec / Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2009).

Conversion
1- « Action de transférer des documents  d’un support à un autre, ou d’un format à un autre. » (ISO-15489-1). 2- « conversion processus consistant à changer le format des documents d’activité. » (ISO 30300). VOIR AUSSI Migration.

Copie
1- Document reproduisant l’information portée par un original, ou document source, dont le support fait appel à la même technologie. [Définition inspirée du Code civil du Québec (L.Q. 1991, c. 64, a. 2841, tel que modifié par l’article 78 du chapitre 32 des lois de 2001)]. 2- Action de reproduire l’information d’un document source, ou original, sur un document de même support ou dont le support fait appel à la même technologie. [Définition adaptée du Code civil du Québec (L.Q. 1991, c. 64, a. 2841, tel que modifié par l’article 78 du chapitre 32 des lois de 2001)]. VOIR AUSSI original, reproduction, transfert.

Création
« […] activité professionnelle relative à la mise en place des conditions nécessaires pour assurer la qualité, la validité, la crédibilité et la pérennité de l’information produite par les administrations. » (Couture et al., 1999).

Cycle de vie
1- « [Ensemble des étapes que franchit un document] depuis sa création, en passant par son transfert, sa consultation et sa transmission, jusqu’à sa conservation, y compris son archivage ou sa destruction. » (Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (chapitre C-1.1, a. 6)). 2- « Tout document d’archives passe par une ou plusieurs périodes caractérisées par la fréquence de son utilisation et par le type d’utilisation qui en est faite. On parle alors du cycle de vie du document. Ce cycle de vie fait partie des fondements sur lesquels repose, en tant que discipline, l’archivistique contemporaine. L’archiviste répartit ainsi la vie du document d’archives en trois périodes : l’activité, la semi-activité et l’inactivité. » (Rousseau et al., 1994).

Déchiquetage
« Opération qui consiste à réduire les documents en fragments ou en languettes. » (Office québécois de la langue française).

Déclassement
« Opération qui, en vertu d’un calendrier de conservation, consiste à déplacer un document d’un endroit à un autre (d’un centre d’archives intermédiaires à un centre d’archives définitives, notamment) à la suite d’une modification de sa valeur. » (Office québécois de la langue française).

Dégrossissement
« Action de donner à un fonds ou à une série sa forme définitive en extrayant les documents ne contenant aucune information utile. » (Normes et procédures archivistiques des archives nationales du Québec. Note: Pour des documents actifs ou semi-actifs il est recommandé d’utiliser le terme « épuration ».

Délai de conservation
Période au cours de laquelle un document doit être conservé. [Définition adaptée du Grand dictionnaire terminologique (définition de 2006, © Institut canadien des comptables agréés), (Office québécois de la langue française)]. VOIR AUSSI Règle de conservation.

Dépôt
« Acte, généralement révocable, par lequel un détenteur de documents d’archives remet tout ou partie de ces documents au conservateur d’un dépôt d’archives pour une période donnée et selon certaines conditions. » (Office québécois de la langue française).

Dépôt de documents essentiels
« Endroit où sont conservés les documents essentiels au fonctionnement d’un organisme afin d’assurer leur protection en cas de désastre. » (Office québécois de la langue française).

Dépôt de documents semi-actifs
« Endroit où sont conservés à moindre coût et selon des méthodes appropriés les documents semi-actifs d’une administration. » (Office québécois de la langue française).

Description / Description archivistique
1- « Représentation précise d’une unité de description, et de ses composantes éventuelles, obtenue en sélectionnant, en analysant et en ordonnant toute
information permettant d’identifier, de gérer et de localiser les documents d’archives et d’expliquer leur contenu et le contexte de leur production. L’expression désigne à la fois le processus de représentation et son résultat. » (ISAD-G2_1999) .2- « Enregistrement  de  l’information  portant  sur  la  structure,  les  fonctions  et  le  contenu  des documents présenté sous une forme normalisée. » (Règles pour la description des documents d’archives).

Destruction
« Action d’éliminer ou de supprimer un document d’activité de façon irréversible. » (ISO 30300). Note: Le terme « élimination » est utilisé par la Loi sur les archives (chapitre A-21.1) alors que la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1) utilise le terme « destruction » dans le même sens. VOIR AUSSI Élimination

Détenteur
« Personne ou unité administrative d’une organisation responsable de la conservation d’un document ou d’un dossier. » (Roberge, 2009).

Diffusion
1- « Ensemble des  règles  et  des  opérations régissant la  mise  en  valeur  et  l’accessibilité des documents inactifs destinés à être conservés de manière permanente. » (Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics). 2- « […] action de faire connaître, de mettre en valeur, de transmettre ou de rendre accessibles une ou des informations contenues dans des documents d’archives à des utilisateurs (personnes ou organismes) connus ou potentiels pour répondre à leurs besoins spécifiques. » (Couture et al, 1999).

Document
1- « Tout écrit ou enregistrement  considéré comme une unité. » (ISO-15489-1) 2- « [… ] information portée sur un support.
[Commentaire]: L’information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d’images. L’information peut être rendue au moyen de tout mode d’écriture, y compris un système de symboles « transcriptibles » [sic] sous l’une de ces formes ou en un autre système de symboles. » (Loi  concernant  le  cadre  juridique  des  technologies  de l’information (chapitre C-1.1, a. 3)).

Document actif
1- « un document qui est couramment utilisé à des fins administratives ou légales [sic]. ». (Loi sur les archives (chapitre A-21.1, a. 2). 2- Document couramment utilisé à des fins administratives ou juridiques. [Définition adaptée de la Loi sur les archives (chapitre A-21.1, a. 2)].

Document(s) d’activité
« Informations créées, reçues et préservées comme preuve et actif par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité. NOTE 1 Adapté de la norme ISO 15489-1, définition 3.15. NOTE 2 Le terme «preuve» ne s’entend pas uniquement au sens juridique (voir 3.1.5). NOTE 3 S’applique aux informations quels que soient le support, la forme ou le format. » (ISO 30300).

Document d’archives
Document
1- « Documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité. » (ISO-15489-1). 2- « Information portée sur un support, indépendamment de la nature de celui-ci, et créée ou reçue par une personne physique ou morale dans l’exercice de son activité. » (ISAD-G2, 1999).

Document essentiel
« Document indispensable au fonctionnement d’un organisme et qui assure la continuité de celui- ci à la suite d’un désastre. » (Office québécois de la langue française).

Document inactif
1- « un document qui n’est plus utilisé à des fins administratives ou légales [sic]. » (Loi sur les archives (chapitre A-21.1, a. 2). 2- Document qui n’est plus utilisé à des fins administratives ou juridiques. [Définition adaptée de la Loi sur les archives (chapitre A-21.1, a. 2)].

Document semi-actif
1- « un document qui est occasionnellement utilisé à des fins administratives ou légales [sic]. » 2- Document occasionnellement utilisé à des fins administratives ou juridiques. [Définition adaptée de la Loi sur les archives (chapitre. A-21.1, a. 2)].

Document technologique
1- Document dont le support fait appel aux technologies de l’information ou à la combinaison de celles-ci, dont l’information peut être fragmentée ou répartie sur un ou plusieurs supports et qui peut être lu ou perçu par une personne, un système ou un dispositif. [Définition inspirée de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (chapitre C-1.1, a. 3)]. 2- « Document qui nécessite l’utilisation d’une technologie quelconque pour qu’on puisse en prendre connaissance. » [Commentaire]: « Un document technologique fait appel aux technologies de l’information. Dans ce type de document, l’information peut être fragmentée ou répartie sur un ou plusieurs supports et peut être lue ou perçue par une personne, un système ou un dispositif. Les technologies de l’information peuvent être électroniques, magnétiques, optiques, sans fil, etc. » (Office québécois de la langue française).

Don
Action irrévocable par laquelle une organisation ou une personne cède la propriété de ses documents d’archives à un centre d’archives.

Dossier
1- « Ensemble de documents portant sur un sujet donné. » (Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques (chapitre A-21.1, r. 1, a. 1)). 2- « Ensemble de documents regroupés, soit par le producteur pour son usage courant, soit dans le processus du classement d’archives, parce qu’ils concernent un même sujet ou une même affaire. Le dossier est ordinairement l’unité de base à l’intérieur d’une série organique. » (ISAD-G2, 1999).

Dossier de gestion
« Dossier relatif aux activités administratives communes à tout organisme. » (Casault, 1995).

Dossier d’exploitation
« Dossier constitué par un organisme au cours de l’exécution des fonctions qui lui sont propres. » (Casault et Lévesque, 1991).

Dossier hybride
« Dossier constitué de documents conservés sur des supports différents. »
(Bibliothèque et Archives nationales du Québec / Réseau des services d’archives du Québec, 2009).

Dossier principal
« Dossier qui contient l’information la plus complète sur un sujet donné. »
(Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques (chapitre A-21.1, r. 1, a. 1)).

Dossier secondaire
« [Dossier] qui contient une partie de l’information contenue dans un dossier principal ou une copie de toute l’information contenue dans ce dossier. » (Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques (chapitre A-21.1, r. 1, a. 1)).

Échantillonnage (Sampling)
1- « Forme particulière de tri visant à retenir les documents estimés représentatifs d’un ensemble que sa masse ne permet pas de conserver intégralement. » (École nationale des chartes 1991 : 93). 2- « Choix opéré selon des critères variables, notamment numériques, alphabétiques, topographiques ou qualitatifs, d’une certaine proportion de document qui, seuls conservés, seront considérés comme représentant l’ensemble dont ils sont issus. » (Dictionary  of  Archival  Terminology).

Élimination
1- « Opération qui consiste à supprimer des informations ou à détruire des documents dont la conservation n’est plus justifiée parce qu’ils sont devenus inutiles d’un point de vue administratif, juridique ou archivistique. » (Office québécois de la langue française). 2- « Action ayant comme résultat la disparition physique des documents par effaçage, recyclage, etc. » (Rousseau et al., 1994). VOIR AUSSI Destruction. Note: Le terme « élimination » est utilisé par la Loi sur les archives (chapitre A-21.1) alors que la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1) utilise le terme « destruction » dans le même sens.

Enregistrement
1- « Action de donner un identifiant unique à un document d’activité au moment de son entrée dans un système. » (ISO 30300). 2- « Action de donner un identifiant unique à un document au moment de son archivage. » (ISO-15489-1).

Épuration
« Action qui consiste à retirer d’un ensemble les documents devenus inutiles. » (Office québécois de la langue française). Note: Pour des documents inactifs il est recommandé d’utiliser le terme « dégrossissement ».

Évaluation
1- « Procédure permettant de déterminer la durée de conservation des documents. » (ISAD-G2_1999). 2- Fonction archivistique fondamentale déterminant le sort des documents à partir de leur valeur administrative, juridique et de témoignage. [Définition adaptée de Dictionary of Archival Terminology].

Exemplaire principal
Dossier administratif qui contient l’information la plus complète sur une personne, un organisme ou une activité et généralement détenu par la personne ou l’unité administrative mandataire. [Définition adaptée de Roberge, 2009].

Exemplaire secondaire
Dossier administratif qui contient l’information, complète ou partielle, sur une personne, un organisme ou une activité et généralement détenu par une personne ou une unité administrative dont ce n’est pas le mandat. [Définition adapté de Roberge, 2009].

Fiabilité
« Un document fiable est un document dont le contenu peut être considéré comme la représentation complète et exacte des opérations, des activités ou des faits qu’il atteste, et sur lequel on peut s’appuyer lors d’opérations, d’activités ou de faits ultérieurs. » (ISO 15489-1).

Fonds
1- « Ensemble des documents quels que soient leur type et leur support, créé ou reçu de manière organique et utilisé par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses activités. » (ISAD-G2, 1999). 2- « Ensemble de documents de toute nature réunis automatiquement et organiquement par tout corps administratif ou par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses activités ou de ses fonctions et dont la valeur de preuve et d’information justifie la conservation permanente. » (Normes et procédures archivistiques des Archives nationales du Québec, 1996).

Fonds d’archives
« Ensemble des documents de toute nature réunis automatiquement et organiquement, créés et/ou accumulés et utilisés par une personne physique ou morale ou par une famille dans l’exercice de ses activités ou de ses fonctions. » (Règles pour la description des documents d’archives).

Fonds clos
« Ensemble d’archives auquel ne s’ajouteront plus de documents. » (Rousseau et al., 1994).

Fonds ouvert
« Ensemble d’archives auquel vont continuer de s’ajouter des documents. » (Rousseau et al., 1994).

Gestion des documents (records management)
« Champs de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents, y compris les méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents. » (ISO 15489-1).

Gestion des documents d’activité
« Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents d’activité, y compris des processus de capture et de préservation de la preuve et de l’information liées aux activités et aux opérations sous la forme de documents d’activité. » (ISO 30300).

Guide de classification officielle ou uniforme
« Instrument de gestion permettant et réglementant la mise en place d’une structure uniforme ou officielle de classification puis de classement des documents d’une personne physique ou morale. » (Rousseau et al., 1994).

Indexation
1- « Action de définir des points d’accès pour faciliter le repérage des documents  ou des informations. » (ISO-15489-1). 2- « Définition de points d’accès pour faciliter la recherche. » (ISO 30300). 3- « Caractérisation d’un document au moyen d’un mot ou d’un ensemble de mots qui servent à le désigner. » (Office québécois de la langue française).

Information
« Renseignements consignés sur un support quelconque dans un but de transmission des connaissances. » (Office québécois de la langue française).

Information non organique
« Information produite en dehors du cadre de la mission d’un organisme. » (Rousseau et al., 1994).

Information organique
« Information élaborée, expédiée ou reçue dans le cadre de la mission d’un organisme. » (Rousseau et al., 1994).

Instrument de recherche
1- « Terme générique pour tout outil de description ou de référence élaboré ou reçu par un service d’archives dans l’exercice de son contrôle administratif ou intellectuel sur les documents d’archives. » (ISAD-G2, 1999). 2- « Moyen mis à la disposition de l’utilisateur pour repérer l’information dont il a besoin dans un ensemble documentaire donné. » (Office québécois de la langue française).

Intégrité
1- « L’intégrité du document est assurée lorsqu’il est possible de vérifier que l’information n’en est pas altérée et qu’elle est maintenue dans son intégralité, et que le support qui porte cette information lui procure la stabilité et la pérennité voulue. » (Loi  concernant  le  cadre  juridique  des  technologies  de l’information (chapitre C1.1, a. 6). 2- « L’intégrité d’un document renvoie au caractère complet et non altéré de son état. » (ISO 15489-1). 3- Qualité d’un document dont l’information est maintenue dans son intégralité sans altération et dont le support procure à l’information la stabilité et la pérennité voulues. [Définition  adaptée  de  la  Loi  concernant  le  cadre  juridique  des  technologies  de l’information (Chapitre C1.1, a. 6)].

Métadonnées
1- « Données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents ainsi que leur gestion dans le temps. » (ISO  15489-1, 3.12).

Migration
1- « Action de transférer  des documents  d’un système  à un autre en préservant leur  authenticité,  leur intégrité,  leur fiabilité et leur exploitabilité. » (ISO-15489-1). 2- « processus de déplacement de documents d’activité d’une configuration matérielle ou logicielle à une autre sans modifier le format. » (ISO 30300) VOIR Conversion

Niveau de description
« Place de l’unité de description dans la hiérarchie du fonds. » (ISAD-G2, 1999).

Original
Document source qu’on peut reproduire. [Définition  inspirée  de  la Loi  concernant  le  cadre  juridique  des  technologies  de l’information, (chapitre C-1.1, a. 12). VOIR AUSSI Copie, reproduction, transfert.

Pièce
1- « La plus petite unité intellectuelle d’archives, par exemple une lettre, un mémoire, un rapport, une photographie, un enregistrement sonore. » (ISAD-G2, 1999). 2- « La plus petite unité d’information indivisible servant à la constitution d’un dossier. » (Office québécois de la langue française).

Plan de classification
« Outil dans lequel sont établies, dans un ordre logique, hiérarchique et allant du général au particulier, les activités d’un organisme. » (Casault, 1995).

Point d’accès
« Nom, mot-clé, entrée d’index, etc., permettant de rechercher et de retrouver une description. » (ISAD-G2, 1999).

Politique de gestion
1- « Façon concertée et réfléchie de mettre en place les moyens qui permettent d’organiser et de traiter, de façon efficace et rentable, l’ensemble des archives courantes, intermédiaires et définitives que génère une organisation dans le cadre de ses activités. » (Couture et al., 1999). 2- « Ensemble de règles qui identifient les outils de gestion documentaire ainsi que les rôles des intervenants dans l’application de ces règles au sein d’une l’organisation. » (Roberge, 2009).

Poste de classement
« Emplacement aménagé pour l’exécution des opérations relatives au traitement, du classement et à la conservation des dossiers d’une unité administrative. » (Office québécois de la langue française).

Préarchivage
Période déterminée durant laquelle un ensemble de documents ou de dossiers sont en attente de versement.

Préservation
« Fonction archivistique par laquelle est planifié l’ensemble des actions et des interventions en matière de conservation, de prévention et de restauration, et ce, en vue de protéger le patrimoine documentaire des altérations. » (Couture et al., 1999).

Preuve
« Information ou document prouvant une opération. NOTE: Preuve d’une opération dont il peut être démontré qu’elle a été créée dans le cadre normal de la conduite de l’activité de l’organisme et qu’elle est intacte et complète. Ne se limite pas au sens légal du terme. » (ISO 30300).

Provenance
1- « Origine des documents. » (Office québécois de la langue française). 2- « Personne physique ou morale responsable des documents créés ou accumulés et utilisés dans le cadre de ses activités ou fonctions de créateur. » (Règles  pour  la  description  des  documents  d’archives). 3- « La relation entre des documents et leur producteur. » (ISAD-G2, 1999).

Récolement
« Le récolement est l’opération par laquelle le responsable d’un dépôt d’archives publiques vérifie la présence des documents confiés à sa garde. » (Office québécois de la langue française).

« Records management »
« Champ  de l’organisation  et de la gestion  en charge  d’un contrôle  efficace  et systématique  de la création,  de la réception, de la conservation,  de l’utilisation et du sort final des documents,  y compris  des méthodes  de fixation  et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents. » (ISO-15489-1).

Règle de conservation
Convention fixée à partir de l’évaluation administrative, juridique et patrimoniale d’un ensemble homogène de documents et qui en établit la durée de conservation jusqu’à leur sort final. [Définition adaptée de Rousseau et al., 1994 et de la Loi sur les archives (chapitre A-21.1, a. 2 et 7)]. VOIR AUSSI Délai de conservation.

Reproduction
Action de multiplier les exemplaires d’un document source, appelé « original », par copie ou transfert de l’information. [Définition adaptée du Code civil du Québec (L.Q., 1991, chapitre 64, a. 2841, tel que modifié par l’article 78 du chapitre 32 des lois de 2001). VOIR AUSSI Copie, original, transfert d’information.

Respect des fonds
« Principe fondamental selon lequel les archives d’une même provenance ne doivent pas être entremêlées avec celles d’une autre provenance et doivent être conservées selon leur ordre primitif s’il existe. » (Règles pour la description des documents d’archives).

Sélection
« Choix de documents d’intérêt particulier mais ponctuel, par opposition à l’échantillonnage, fondé sur la représentativité. » (Dictionary  of  Archival  Terminology).

Série (archivistique)
« Ensemble de dossiers. » (Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques (chapitre A-21.1, r. 1, a. 1)).

Série organique
1- « Division organique d’un fonds, correspondant à un ensemble de dossiers maintenus groupés parce qu’ils résultent d’une même activité, se rapportent à une même fonction ou à un même sujet, ou revêtent une même forme (Series) [Note du traducteur : à ne pas confondre avec la série, qui est une subdivision du cadre de classement]. » (ISAD-G2, 1999). 2- « Division de pièces ou d’articles couvrant les aspects d’une même fonction, activité ou sujet à l’intérieur d’un fonds donné et définie par un cadre de classification. La série peut-être subdivisée selon les besoins en sous-séries et en sous-sous-séries. » (Rousseau et al., 1994).

Service d’archives VOIR Centre d’archives

Sort final
« Série de processus associés à la mise en œuvre des décisions de conservation, de destruction ou de transfert des documents d’activité, telles qu’elles sont explicitées dans les règles de conservation ou tout autre outil de référence. » (ISO 15489-1).

Sous-fonds
« Division organique d’un fonds, correspondant aux divisions administratives de l’institution ou de l’organisme producteur, ou, à défaut, à un regroupement géographique, chronologique, fonctionnel, ou autre, des documents. Quand le producteur a une structure hiérarchique complexe, chaque sous-fonds est lui-même subdivisé, autant que nécessaire, pour refléter les niveaux hiérarchiques. » (ISAD-G2, 1999).

Substitution
Action visant à reproduire des documents sur un support différent et capable de satisfaire les mêmes besoins  en vue de les détruire.

Support
1- « Matière sur laquelle sont fixées des informations pour constituer un document (par exemple, cire, papyrus, papier, parchemin, film, bande magnétique). » (ISAD-G2, 1999). 2- « Élément matériel sur lequel l’information est consignée (papier, bande ou disque magnétique, bande vidéo, disque optique, microfilm, etc.). » (Rousseau et al., 1994).

Système d’archivage
VOIR Système documentaire

Système documentaire
« Système d’information qui intègre, organise, gère et rend accessibles les documents d’activité dans le temps. » (ISO 30300).

Système de gestion des documents d’activité
« Système de management permettant d’orienter et de contrôler un organisme en matière de gestion des documents d’activité. » (ISO 30300).

Territorialité (Principe de)
« Principe dérivé du principe de provenance et qui veut que les archives soient conservées dans les services d’archives du territoire dans lequel elles ont été produites ou, mieux encore, dans l’institution productrice du fonds. » (Rousseau et al., 1994).

Traçabilité
1- « fait de créer, d’enregistrer et de préserver les données relatives aux mouvements et à l’utilisation des documents d’activité. » 2- (ISO 30300). « Fait de créer, d’enregistrer et de préserver les données relatives aux mouvements et à l’utilisation des documents. » (ISO-15489-1).

Traitement
Ensemble des règles et des opérations régissant l’évaluation et le tri, la classification et le classement, la description et l’indexation des documents. [Définition adaptée de la Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics].

Transfert
1- « Changement de détention ou de propriété des documents d’activité. NOTE 1  Le transfert peut inclure l’action de changer la localisation des documents d’activité. » (ISO 30300). 2- « Action de changer la localisation des documents. » (ISO 15489-1). 3- Opération qui consiste à reproduire l’information portée par un document source vers un support faisant appel à une technologie différente. [Définition  adaptée  de  la  Loi  concernant  le  cadre  juridique  des  technologies  de l’information (chapitre C-1.1, a. 17, 1er al.) et du Code civil du Québec (L.Q. 1991, chapitre 64, a. 2841)]. VOIR AUSSI Copie, original, reproduction.

Tri*
1- « Séparation des documents à conserver de ceux à éliminer après évaluation de leur intérêt archivistique. » (Office québécois de la langue française).

Type
« Catégorie de documents distingués en raison de critères communs, physiques (par exemple: aquarelle, dessin) et/ou intellectuels (par exemple: journal, livre de compte, main-courante, registre de délibération…). » (ISAD-G2, 1999).

Unité de description
« Document ou ensemble de documents de toute nature traités comme une entité et formant la base d’une description. » (ISAD-G2, 1999).

Universalité (principe d’)
« Principe exigeant que l’archiviste comprenne, structure, classifie, range et décrive l’information organique et consignée de façon globale avant de passer à une autre étape plus détaillée. [Commentaire] : Ce principe trouve sa pleine mesure dans ce qu’il est convenu d’appeler l’approche du général au particulier où les unités de travail s’emboîtent les unes dans les autres telles des tables gigognes ou les poupées russes. » (Rousseau et al., 1994).

Valeur administrative
1- « Valeur que l’on attribue aux documents lors d’un inventaire, afin d’évaluer en temps l’importance administrative des documents. » (Office québécois de la langue française). 2- « Valeur accordée aux documents possédant des informations d’actualité sur l’organisation et le fonctionnement d’un organisme. » (Office québécois de la langue française). 3- « Valeur primaire attribuée aux documents et aux dossiers administratifs quant à leur utilité administrative pour la réalisation des activités d’une organisation. » (Roberge, 2009).

Valeur archivistique
Qualité que possède un document fondée sur son importance relative à l’intérieur d’un fonds ou d’une collection d’archives ou encore d’une partie identifiable de ceux-ci.

Valeur d’information
Qualité que possède chaque document par le seul fait de son existence et qui atteste d’une ou plusieurs informations qu’il renferme. [Définition adaptée de Dictionary of Archival Terminology et Rousseau et al., 1994].

Valeur historique
1- « Valeur accordée aux documents qui, de par leur nature, doivent être conservés pour des fins de recherche historique. » (Office québécois de la langue française). 2- Valeur secondaire attribuée aux documents et aux dossiers administratifs qui renseignent sur l’histoire, font partie de l’histoire ou sont importants pour l’histoire d’une organisation, d’un pays, d’une nation ou de l’humanité. » (Roberge, 2009). 3- Qualité d’un document fondée sur la rareté ou la richesse de l’information qu’il fournit, notamment sur une personne morale ou physique, sur une collectivité ou sur un événement.

Valeur légale
VOIR Valeur juridique NOTE : L’expression « valeur légale » est fautive : la valeur d’un document ne peut être conforme à la loi. « Valeur juridique » renvoie à l’utilisation à des fins légales mentionné dans la Loi sur les archives (chapitre A-21.1, a. 2).

Valeur juridique
1- « Valeur accordée aux documents contenant des informations sur les droits d’un organisme. » (Office québécois de la langue française). 2- « Valeur des documents comportant des indications sur les droits, à longue où à courte échéance, de l’administration publique ou des citoyens et qui peuvent être rendus exécutoires par les tribunaux. » (Office québécois de la langue française). 3- Valeur primaire d’un document contenant de l’information sur les droits d’une organisation ou d’une personne et qui est susceptible de produire des effets juridiques ou d’être admis en preuve.

Valeur patrimoniale
« Valeur secondaire attribuée aux documents et aux dossiers administratifs relatifs au patrimoine d’une organisation, d’un pays, d’une nation ou de l’humanité. » (Roberge, 2009).

Valeur de preuve
« Qualité qui fait des archives des témoins privilégiés et objectifs des composantes de la vie de la personne physique ou morale qui les a constituées. Cette valeur de preuve se subdivise à son tour en valeur de preuve administrative, valeur de preuve légale [sic], valeur de preuve financière et valeur de preuve historique. » (Rousseau et al., 1994).

Valeur primaire
Qualité que possède chaque document produit ou reçu par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses fonctions à des fins administratives ou juridiques afin de décider d’agir et de contrôler les décisions et les actions entreprises. La valeur primaire des documents est étroitement liée avec les raisons qui justifient sa création, son existence et son utilisation. [Définition adaptée de Rousseau et al., 1994].

Valeur secondaire
« Qualité que possèdent certains documents fondée sur leurs utilités secondes ou scientifiques ainsi que sur les caractères de témoignage privilégié, authentique et objectif ou d’information générale qui y sont contenus. » (Rousseau et al., 1994).

Valeur de témoignage
« Valeur accordée aux documents possédant des informations sur l’origine, l’organisation et le fonctionnement d’un organisme. » (Office québécois de la langue française).

Versement
1- « Action qui consiste à céder des documents de plein droit aux archives. » (Office québécois de la langue française). 2- « Action de transférer la conservation physique, la propriété et la responsabilité de documents. » (ISO 15489-1).

Sources consultées

Archives nationales du Québec. Guide d’application d’un calendrier de conservation des documents. 1996.

Archives nationales du Québec / Ordre des architectes du Québec, Brigitte Racine, Caroline Sauvageau et al. Guide de gestion des archives des bureaux d’architectes. 2005. [PDF en ligne].

Association des centres locaux de développement du Québec / Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Le guide de gestion des archives des centres locaux de développement (CLD) du Québec, 2009. [PDF].

Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Formulaire établissement d’une règle de conservation. 4 avril 2007.

Bibliothèque et Archives nationales du Québec / Réseau des services d’archives du Québec. Le guide de gestion des archives d’entreprises. 2009. [Non disponible en ligne].

CASAULT, D. Plan de classification type des documents de gestion gouvernementaux. Archives nationales du Québec. 1995.

CASAULT, Denis et Michel Lévesque. Guide de classification et de classement des documents des associations et autres organismes de même nature. Québec, Association des archivistes du Québec. 1991.

Code civil du Québec. L.Q. 1991.

Consolidated Listing (English and French) of Terms and Definitions in ISO/IEC IS 14662 : 1997 – Information Technology – Open-edi-Reference Model.

COUTURE, Carol et Jean-Yves Rousseau. Les archives au XXe siècle. Une réponse aux besoins de l’administration et de la recherche. Montréal, Université de Montréal, Secrétariat général, Service des archives, 1982.

COUTURE, Carol et collaborateurs. Les fonctions de l’archivistique comtemporaine. Sainte- Foy, Presses de l’Université du Québec, 1999.

Delage, Gisèle. Vocabulaire de la gestion des documents administratifs, édition provisoire. Québec, Office de la langue française, 1983.

Dictionary of Archival Terminology = Dictionnaire de terminologie archivistique, Frank B. Evans, François-J. Himly et Peter Walne, « ICA Handbooks Series », vol. 7, Munich, K. G. Saur, 1988.

Directive sur la sécurité de l’information gouvernementale. Québec, Gouvernement en ligne. 2006. [PDF en ligne].

Dupuis, N. et M. Lévesque; Archives nationales du Québec, Modèle pour l’inscription des documents informatiques au calendrier de conservation des documents. 1991.

École de bibliothéconomie et des sciences de l’information. Terminologie archivistique de base proposée aux étudiants. Université de Montréal, École de bibliothéconomie et des sciences de l’information. Répertoire des ressources en gestion des archives [en ligne juin 2013].

Enregistrements électroniques – Preuve documentaire (Norme nationale du Canada – CAN/CGSB-72.34-2005), Office des normes générales du Canada, 2005.

Fédération des établissements d’enseignement privés / Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Guide de gestion des archives à l’intention des établissements d’enseignement privés du Québec. 2006.

ISAD(G) – Norme générale et internationale de  description archivistique, 2e édition, Ottawa, Conseil international des archives, 2000.

ISO 15489-1. Norme internationale. Information et documentation — « Records management » — Partie 1 : Principes directeurs. 1ère éd., Genève, Organisation internationale de normalisation (ISO). 2001.

La gestion des documents adaptée à l’inforoute gouvernementale – Rapport synthèse du Chantier en ingénierie documentaire (Collection en  ingénierie documentaire : 1), Conseil du Trésor, Sous-secrétariat à l’inforoute gouvernementale et aux ressources informationnelles, 1999.

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Microfilms et  images  électroniques –  Preuve  documentaire (Norme  nationale du  Canada  – CAN/CGSB-72.11-93), Office des normes générales du Canada, 1993.

Modèle de référence pour un Système ouvert d’archivage d’information (OAIS), Comité consultatif pour les systèmes de données spatiales, projet de standard CCSDS, mars 2005, CCSDS 650.0B-1 (F).

Normes et procédures archivistiques des Archives nationales du Québec, 6e édition revue et augmentée, Québec, Publications du Québec / ministère de la Culture et des Communications. 1996.

Office québécois de la langue française. Le grand dictionnaire terminologique. Édition en ligne consultée le 30 juin 2013.

Politique administrative concernant la gestion des documents actifs du gouvernement du Québec, 15 avril 1985.

Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics, 12 mars 1991.

Portail international archivistique francophone, Glossaire.

Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels, LRQR, chapitre A-2.1, r. 0.2. [En ligne].

Règlement sur l’agrément d’un service d’archives privées, LRQR, chapitre A-21.1, r. 1. [En ligne].

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Règles pour la description des documents d’archives. Comité canadien de description archivistique, Ottawa, Comité de planification sur les normes de description, Bureau canadien des archivistes, 1990-1996, novembre 2007.

ROBERGE, Michel. La gestion de l’information administrative. Application globale, systémique et systématique. Québec, Documentor, 1992.

ROBERGE, Michel. La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques. Éditions Michel Roberge, 2009.

ROUSSEAU, Jean-Yves; Carol COUTURE et al. Les fondements de la discipline archivistique. Sainte- Foy, Presses de l’Université du Québec, 1994.

Pour en savoir davantage sur la terminologie utilisée en archivistique, voici quelques ressources en français.

Archives de France-Projet de dictionnaire de terminologie archivistique française.

Conseil international des archives

  • Terminologie archivistique multilingue

Portail international des archives francophone

Université de Montréal, École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) – Québec

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