Par le comité AAQ région Montréal
Le 12 avril dernier a eu lieu une archi-visite du Service de la gestion des documents et des archives de l’Université Concordia animée par Julie Daoust, Responsable de la gestion des documents et des archives. L’activité était séparée en deux visites distinctes, une pour les membres étudiants et nouvellement diplômés ainsi qu’une autre pour les professionnels en archivistique, le 18 avril. Les visites ont eu lieu au centre-ville de Montréal dans un des nombreux bâtiments appartenant à l’Université Concordia. Le présent compte-rendu est un retour sur l’archi-visite dédiée aux membres étudiants et nouvellement diplômés.
La visite a débuté par une présentation de l’Université Concordia pour permettre aux participants de comprendre davantage l’histoire de l’institution dans laquelle ils se trouvaient, puisque cela affecte le SGDA dans ses activités et pratiques. Il a été mention des différentes institutions d’enseignement qui se sont unies pour constituer l’Université Concordia comme on la connaît aujourd’hui, des différents types de fonds privés de la collection provenant majoritairement de professeurs de l’Université, et des différents outils de gestion numérique utilisés comme le catalogue AtoM et Archivematica.
D’autres outils permettent également la promotion et la diffusion des archives et la création de collections entièrement numériques tels Internet Archive pour entre autres l’archivage de publications universitaires, d’enregistrements audio et de rapports annuels de l’université, et Archive-It pour l’archivage des collections web et des sites web.
La cheffe d’équipe a ensuite mené les participants vers le laboratoire de préservation numérique qui comportait divers postes de travail pour les techniciens et les archivistes pour lire, transférer et effectuer la préservation des documents nés numériques. Il y avait entre autres un poste de numérisation et un poste de lecture pour enregistrements sur support VHS ; toutefois, certains documents demandent l’envoi à une firme externe pour leur lecture selon Madame Daoust. Elle a également montré leur salle de décontamination utilisée lors de la réception de dons de fonds, surtout lorsque les boîtes ont été entreposées dans des conditions permettant la formation de moisissure. Cela permet la prévention des conditions de la voûte.
La visite s’est ensuite dirigée vers la voûte d’archives d’historique, nouvellement bâtie pendant la pandémie. Celle-ci accueille un espace de travail, des étagères accueillant environ 6000 boîtes contenant des archives historiques diverses soit environ 5km de documents papier, des objets et des vêtements accrochés sur des housses à vêtements suivant les normes archivistiques. Il y a également une chambre froide pour les documents sensibles aux conditions ambiantes. Divers documents ont pu être consultés, notamment des broches et épingles de divers événements, organismes et associations liés à Concordia, diverses photographies, des uniformes universitaires et un document présentant les propositions de noms pour la future université Concordia, comme on le voit sur les photos.
Madame Daoust a ensuite mené les participants vers les locaux de recherche pour les chercheurs et vers ceux de l’archiviste et des techniciens où il a été possible pour eux d’échanger et de leur poser des questions concernant, entre autres, les tâches, les types de documents qu’ils traitent, la fréquence des visites ainsi que les types de demandes des chercheurs.
La visite s’est terminée par une pause-café préparée par l’équipe du SGDA dans les locaux des membres de l’équipe dédiés à la gestion documentaire des documents actifs, et cela a été le moment d’échanger sur des sujets complémentaires à la visite telle la gestion du changement à l’Université, les formations et l’accompagnement offert par le SGDA et l’entreposage des documents semi-actifs à l’externe.
Pour en savoir plus et parcourir leur catalogue, aller visiter la page web du Service de la gestion des documents et des archives de Concordia: https://www.concordia.ca/offices/archives.html
Encore merci au SGDA pour leur hospitalité et leur collaboration pour la tenue de l’activité !
Convergence AAQ 