Théorie et principes

Compte-rendu de Records Management for Dummies de Blake Richardson

Compte-rendu de Records Management for Dummies de Blake Richardson[1]

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Blake Richardson, un gestionnaire américain de documents d’expérience, a décidé d’offrir des conseils pour une gestion documentaire efficace. L’auteur est convaincu qu’une saine gestion documentaire pour une entreprise, petite, moyenne ou grande, peut faire une réelle différence du point de vue de la productivité et de la santé financière de celle-ci.

Le but de ce livre, offert en langue anglaise seulement, n’est pas de couvrir en détail la gestion documentaire, mais d’offrir une vue d’ensemble et un outil de référence. Il s’adresse aux gestionnaires de tous horizons qui doivent composer avec la gestion documentaire, mais qui ne possède pas les connaissances théoriques et pratiques qu’offre un cours universitaire. Il peut aussi être intéressant pour les étudiants et les jeunes diplômés qui cherchent un complément d’information sur la gestion documentaire.

Résumé
L’auteur commence son ouvrage par des définitions et un historique de l’évolution de la profession. Ensuite, il aborde les thèmes suivants : l’analyse des besoins, le calendrier de conservation, le classement papier et numérique, les courriels, la législation, la numérisation, les logiciels, la destruction et la formation. Chaque thème abordé offre souvent plusieurs solutions ou idées. L’auteur finit son ouvrage par un résumé de la gestion documentaire et par un bref survol des nouveautés en gestion documentaire (infonuagique, web 2.0, etc.). De plus, il y a aussi des exemples en annexe de formulaires, de calendriers de conservation, etc.

Analyse
Tout comme les ouvrages de la collection Pour les nuls, ce livre est écrit avec humour sur un ton simple et convivial pour rendre la lecture aisée et agréable. Par exemple, le titre de la section qui traite du peu d’utilisation des hyperliens pour partager un document est The missing link. L’auteur aborde franchement la profession : la plupart des employés de bureau ne trouvent pas la gestion documentaire très excitante et considèrent souvent que ce ne sont pas leur responsabilité. Pour eux, il faut donc chercher à garder les choses simples et conviviales pour qu’ils adhèrent aux changements proposés. Et pour convaincre les gestionnaires d’entreprises, il faut parler leur langage, soit le retour sur l’investissement (RSI), qu’apporteront les changements dans la gestion documentaire. Ce ne sont pas juste les beaux principes qui comptent, mais la valeur ajoutée quantifiable.

Inconvénient du style Pour les nuls, les informations sont parfois simplifiées à l’extrême ou avec trop de détails dans les explications. Par exemple, il explique comment, images à l’appui, créer des dossiers dans Windows. Parfois, on a l’impression que le livre est un peu trop pour les Dummies! Malgré tout, Richardson recommande souvent de faire affaire avec un professionnel de la gestion documentaire lorsque les moyens et les besoins de l’organisation le permettent, car ce livre ne remplace une formation universitaire.

Aspect intéressant, Richardson fournit des recommandations selon les moyens, la taille et les besoins de l’entreprise. Chaque organisation est différente et les idées proposées dans cet ouvrage sont à adapter selon leurs besoins. Ainsi, l’auteur ne recommande pas l’achat d’un logiciel de gestion documentaire pour une PME, dont la quantité de documents à gérer et les moyens financiers ne justifient pas l’achat d’un coûteux logiciel en gestion documentaire.

Records Management for Dummies de Blake Richardson est bien réussi et il constitue un bon outil de base pour toutes personnes cherchant à démarrer un projet de gestion documentaire.

L’ouvrage de Richardson, Blake, Records Management for Dummies, Paperback, 2012. est offert en ligne dans la boutique For Dummies.

[1] RICHARDSON, Blake, Records Management for Dummies, Hoboken, N.J. : Wiley, 2012, 294 p.

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