Profession

Les trucs et astuces pour réaliser un projet de GID [Partie 5] – L’équipe

Construire une équipe de projet GID

La première étape, suite au lancement de votre projet, c’est la création de l’équipe de projet. Je vous encourage à en faire une équipe multidisciplinaire depuis le début. C’est ce qu’on nous recommande dans les livres et les cours et c’est effectivement nécessaire dans la pratique!

Dans mon billet du 26 février dernier je vous parlais des changements dans notre métier. Ces changements nous amènent à devoir développer toute une brochette de connaissances. Il ne s’agit pas de devenir des professionnels de chaque domaine, mais plutôt d’être capable de parler la même langue que nos interlocuteurs; les informaticiens, les gens de ressources humaines et financières, les gestionnaires, etc.

Ainsi, une vraie synergie pourra se créer entre les membres de votre équipe de projet car ils arriveront à se comprendre mutuellement.  Ce qui est déjà un facteur de succès en soi!

La composition de l’équipe GID

Voici un exemple de la composition idéale d’une équipe GID. Certains des représentants, comme le chargé de projet, peuvent être unique mais le nombre de personnes affectées à la formation et à l’accompagnement des utilisateurs variera en fonction de la taille de votre organisation. D’autres fonctions, comme l’analyste en informatique ou le programmeur, ne seront pas des postes à temps plein. Ils pourront être appelés à intervenir selon les besoins.

  • Un(e) chargé(e) de projet
  • Un(e) programmeur ou analyste informatique
  • Un(e) archiviste / bibliothécaire / Record manager (!)
  • Un(e) technicien(ne) en documentation
  • Un(e) technicien(ne) en informatique (infrastructure, sécurité, support)

Le mandat de l’équipe GID

Les questions suivantes vont vous permettre de dégager le mandat, la mission de l’équipe :

  • Quels seront les rôles et responsabilités de chacun des membres?
  • Quelles seront leurs tâches?
  • Quels seront les buts à atteindre?
  • Avez-vous besoin d’un agent de changement? Par exemple, un employé temporaire qui vous aide à former les utilisateurs durant la période d’implantation.  Ça peut vraiment aider d’avoir quelqu’un qui vient de l’extérieur. Cette personne peut avoir plus de crédibilité auprès des utilisateurs qu’un employé à l’interne qui est là depuis longtemps. C’est l’effet consultant!

La visibilité de l’équipe GID

C’est le moment de lancer les premières activités de gestion du changement. Le meilleur moyen d’éviter des rumeurs qui pourraient nuire au projet, c’est de diffuser régulièrement des informations à tout le personnel.

  • Communiquez dès à présent la création de l’équipe de projet à toute votre organisation. Présentez les membres de l’équipe. Pensez à recruter des volontaires aussi!
  • Annoncez le lancement imminent d’un comité des utilisateurs. Invitez les gens intéressés à se joindre au comité.
  • Une idée : créez ou lancez un concours pour un nom et un logo qui aidera les utilisateurs à identifier le projet et les membres de l’équipe de projet

Le projet de GID, c’est un projet institutionnel, ne l’oublions pas! Le but à atteindre, c’est son intégration dans l’organisation, son adoption par les employés et les gestionnaires. Et tout commence par l’équipe de projet! Alors, ça vous prend des gens dynamiques!

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