Archiviste, oui, mais parent aussi!

Par Mylène Bélanger, archiviste chez Exporail, le musée ferroviaire canadien

Vient un temps dans la vie où l’être humain doit se questionner: est-ce que je souhaite engendrer un autre petit être humain pour peupler la Terre? Est-ce une vocation à laquelle je souhaite me soumettre? Si comme moi, la réponse est un oui retentissant, alors je vous invite à lire la suite de ce billet qui, je l’espère, vous intéressera!

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Une fois convaincu de vouloir un petit être débordant d’amour et de bave, il faut nécessairement planifier le projet en parallèle avec son emploi! Ici, je ne prétends pas à donner la formule absolue, mais bien émettre des pistes de réflexion et présenter ce qui a bien fonctionné pour moi. Sentez-vous bien à l’aise de prendre pour vous seulement ce qui vous semble approprié! De plus, étant une femme, vous comprendrez que mon expérience se situe à ce niveau et que je laisse la place à tout collègue masculin qui ressentirait le besoin de rédiger un billet sur le même sujet de son point de vue.

J’étais beaucoup moins préparée lors de ma première grossesse, mais cela ne posait pas trop de problèmes, car j’étais alors en mandat à l’Institut de recherche d’Hydro-Québec (IREQ) et donc, j’avais une date de fin de mandat connue. La vie faisant parfois bien les choses, bien que la date d’accouchement ne soit majoritairement pas une décision personnelle, mon garçon a décidé de se pointer le bout du nez seulement deux jours avant la fin de ce mandat! Comme j’avais gardé à jour très méthodiquement mes dossiers de travail les semaines précédentes, j’ai pu quitter l’esprit tranquille!

Ce qui m’intéresse, c’est plutôt de vous parler de ma deuxième grossesse. Alors en emploi permanent pour l’Association canadienne d’histoire ferroviaire (Exporail; poste que j’occupe encore), je suis tombée enceinte. Bien plus grosse planification en vue à ce moment-là! Comment assurer une relève adéquate durant mon  »congé » de maternité? Comment assurer le transfert de mes dossiers en cours? Comment prévoir la bonne conclusion de certains projets à échéance rapprochée? Et même, comment planifier mon retour au travail par la suite? Tout cela peut amener une bonne source de stress! Et je ne parle même pas du moment où vous devez annoncer à votre employeur la bonne nouvelle! :o)

La solution pour moi a été de créer et de modeler deux outils, soit un calendrier de préparation et un cahier des procédures. Ces deux outils permettent non seulement de mieux planifier les choses à venir, mais également de donner des échéanciers précis et de rassurer la direction – et éventuellement votre relève.

Calendrier de préparation

À la base, le calendrier de préparation a été mis sur pied par une de mes collègues qui, par un heureux hasard, est tombée enceinte un mois après moi. L’outil me semblait tellement bien fait, que je l’ai mis à ma main par la suite.

La première étape consiste à mettre sur pied un échéancier général qui vous donne, en un clin d’œil, l’ensemble des activités importantes précédent l’embauche de votre relève, mais aussi votre retour en poste par la suite. Mon échéancier contenait les éléments suivants:

Échéancier du calendrier de préparation

Vous comprendrez qu’afin d’émettre des dates pour chacune des activités, il vous faudra bien évidemment déterminer et faire approuver celles-ci avec l’administration (mais aussi votre douce-moitié s’il y a lieu au niveau des dates du «congé» de maternité!). Si vous avez déjà planifié un processus d’embauche au sein de votre organisme, ce sont en sommes des activités qui vous sont déjà familières. Le défi ici est avant tout de trouver LA perle rare qui pourra vous remplacer durant votre «congé», à qui vous confier – autant que possible – votre confiance aveugle afin de vous consacrer à la nouvelle mission qui vous sera bientôt donnée! Questionnez-vous: souhaitez-vous avoir quelqu’un d’expérimenté dans le domaine? Ou plutôt un(e) jeune diplômé(e)? Souhaitez-vous que cette personne prenne en main tous les dossiers? Seulement les tâches régulières? Peut-elle faire preuve d’autonomie et débuter de nouveaux projets en votre absence? etc.

Si je devais changer une seule chose à cet échéancier, je planifierais plus de temps pour le passage de pouvoir. Une journée n’est définitivement pas assez si vous avez laissé votre remplaçant(e) prendre des initiatives! Il(elle) devra vous mettre au parfum des changements introduits dans votre environnement et des nouveaux projets en cours, en plus d’assurer le suivi des dossiers que vous lui aviez laissés au départ! C’est beaucoup!

Il faut également planifier plus en détail la période de formation. Pour ce faire, j’ai tout d’abord mis sur papier les activités (et sous-activités) que j’exécute régulièrement, mais aussi les projets spéciaux en cours, ainsi que les outils utilisés pour faire mon travail. L’étape qui m’a apparu la plus difficile par la suite a été d’attribuer un temps estimé nécessaire à chacun pour leur présentation à mon(ma) remplaçant(e). Voici ce que cet exercice a donné:

Planification de la formation du calendrier de préparation

Naturellement, cette planification sert surtout à vous guider et à s’assurer de ne rien oublier en cours de route. Il se peut que certaines activités prennent, en pratique, plus ou moins de temps que ce qui était initialement prévu.

Je vous encourage fortement à faire une simulation de journée de travail seul(e) (ou même, plus d’une journée!). Comme vous êtes quand même là, cela permet à votre remplaçant(e) de vous poser des questions au besoin. Cela permet également à votre remplaçant(e) de gagner en assurance et, par la bande, peut-être vous retirer un peu de stress sur les épaules si vous vous rendez compte que la personne semble quand même bien prendre les choses en main. Dans le cas contraire, cela vous permet de corriger le tir et de revoir, au besoin, certaines activités.

Cahier des procédures

Le deuxième outil que j’ai mis en place est un cahier de procédures. Ce dernier suit essentiellement les activités (et sous-activités) que vous avez inscrites dans votre planification de la formation. En fait, c’est un peu un document de référence / un aide-mémoire qui présente par écrit ce que vous allez dire oralement à votre remplaçant(e) lors de la formation. C’est un outil très précieux pour votre remplaçant(e) et une autre façon de retirer un peu de stress sur vos épaules (et les siennes!)!

C’est une bonne idée de débuter ce cahier des procédures à l’avance, car il se peut très bien que vous y rajoutiez des détails au fur et à mesure que vous travaillez. On ne pense pas toujours à tous les petits détails à un moment donné. Cela vous assure d’avoir un cahier complet.

Je vous conseille aussi d’y insérer des liens hypertextes vers tous les documents autres que vous mentionnez à l’intérieur de votre cahier de procédures: politiques, procédures, grille tarifaire, etc. De cette façon, c’est beaucoup plus rapide pour votre remplaçant(e) de retrouver les informations importantes en cas de besoin.

Si votre remplaçant(e) est à l’aise avec l’idée, il(elle) peut également bonifier le cahier durant son passage au sein de votre organisme, selon les transformations et nouveaux projets qui se présentent. De cette manière, c’est un outil qui pourra également vous être utile lors de la passation des dossiers à votre retour.

Une fois que j’ai mis en pratique les deux outils présentés précédemment, je peux vous assurer que j’étais beaucoup plus à l’aise de laisser  »mon » service d’archives entre les mains de quelqu’un d’autre! Mais cela ne m’a pas empêché de donner mes coordonnées personnelles à ma remplaçante en cas de besoin!

J’espère que ce billet pourra vous donner des idées afin d’assurer un départ en  »congé » de maternité / paternité en toute quiétude! Bonne chance! 😉

À propos de l’auteure : Mylène Bélanger est archiviste pour Exporail, le musée ferroviaire canadien (un projet de l’Association canadienne d’histoire ferroviaire) depuis 2016. Elle est également chargée de cours en archivistique à l’UQÀM. Elle détient un baccalauréat en littératures de la langue française de l’Université de Montréal, ainsi qu’un certificat en archivistique de l’EBSI. Elle a notamment mis à contribution son expertise dans des domaines aussi variés que les milieux gouvernementaux, municipaux, scientifiques, religieux et historiques.

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