AtoM : Comment exporter des données en format Excel ?

Par Daniel Ducharme, Adjoint au chancelier – archiviste, Archevêché catholique romain de Montréal

AtoM signifie Access to Memory. Il s’agit d’un logiciel Open Source distribué par la société Artefactual basée au Canada (CB). Conçu avec le soutien du Conseil international des archives (ICA), il respecte les normes archivistiques de description, que ce soit les RDDA ou ISAD(G). Il s’agit d’une plateforme basée sur le Web de sorte que, si vous le voulez, vous pouvez l’utiliser sans aucune installation sur votre disque réseau. On doit alors s’acquitter d’un coût annuel qui, somme toute, s’avère tout à fait raisonnable et qui, dans une large mesure, défie toute concurrence.

Un jour, ma collègue Mireille Nappert m’a dit que, avant de choisir un système de gestion documentaire, il fallait toujours s’assurer d’en sortir…  Sages paroles, car vous n’êtes pas sans savoir que des responsables de systèmes d’information en usage au Québec vous compliquent inutilement l’existence dès que vous souhaitez exporter vos données.  Certains vont même jusqu’à vous facturer cette opération à un coût assez élevé.

Avec AtoM, vous n’aurez pas ce problème-là, car il permet une exportation de vos données en format CSV, un fichier facile à convertir par la suite sous la forme de tableaux Excel. Pour aider les novices dans mon genre, j’ai rédigé une procédure structurée en deux parties. La première concerne l’exportation des données en format CSV tandis que la seconde se penche sur la conversion du fichier CSV en tableau Microsoft Excel. La procédure compte douze étapes en tout.

EXPORTATION EN FORMAT CSV

01- Effectuer une recherche. Dans l’exemple ci-dessous, la recherche porte sur les dossiers de prêtres décédés avant 1951. Pour ce faire, j’ai procédé par la cote, un moyen qui permet de systématiser les résultats. Dans le coin supérieur gauche (« Rechercher »), j’ai entré la cote A01-B520, laquelle correspond aux dossiers recherchés.

02- Sélectionner les résultats. La recherche donne 346 résultats… La cote A01-B520 correspond au niveau de la série, en l’occurrence les dossiers des prêtres décédés avant le 31 décembre 1950. Pour sélectionner la série, épingler uniquement la série dans le presse-papier (clipboard), soit le deuxième résultat de recherche sur la liste ci-dessus. Pour ce faire, cliquer sur le trombone à droite du résultat. En surbrillance, AtoM indique : « Ajouter au presse-papier ».

03- Aller au presse-papier. Dans le menu de la barre supérieure droite, vous allez constater qu’un chiffre apparaît sur le trombone du presse-papier. Cliquer dessus puis sur « Aller au presse-papier ».

04- Une fois dans le presse-papier, cliquer sur « Exporter ».

05- Vous arrivez alors dans un autre écran. Il faut alors s’assurer que le type est « Descriptions archivistiques », que le format est « CSV » et que « Inclure les descendants, les enregistrements qui ont le statut d’ébauche » et, surtout, « tous les niveaux de description intérieurs », sont bien cochés afin que l’exportation des dossiers de la série soit exhaustive. Quand vous êtes prêt, cliquer sur « Exporter ».

06- Ensuite, cliquer sur l’onglet « Gérer » sur la barre supérieure et, dans cet onglet, sur « Tâches ».

07- Une fois dans le tableau des tâches, cliquer sur « Télécharger ». Le fichier de téléchargement est compressé en ZIP. Vous devez l’ouvrir pour récupérer le fichier qui débute généralement par « rad » suivi d’une série de chiffres. Vous le reconnaîtrez à son extension CSV.

08- Ça y est ! Vous avez réussi… Mais que faire d’un fichier CSV ? Vous pouvez l’ouvrir soit dans LibreOffice, soit dans Excel. Allons-y avec Microsoft Excel. La procédure est plus complexe qu’avec Libre Office, mais les résultats sont à la hauteur. Pour le moment, faites glisser le fichier CSV dans le dossier de votre choix.

CONVERSION DU FORMAT CSV EN TABLEAU EXCEL

09- Ouvrir Excel et cliquer sur « Nouveau classeur ».

10- Ensuite cliquer sur « Données » dans la barre supérieure du menu. À gauche, vous verrez « Obtenir des données », puis « À partir d’un fichier », puis encore « À partir d’un fichier texte/CSV ».

11- Un tableau s’ouvre dans la fenêtre même du classeur. À gauche, vous verrez « Origine des données ». Là, les choses peuvent se compliquer. Faire dérouler la liste et cliquer sur « Unicode (UTF-8) ». Généralement, cette option se trouve tout au bas de la liste. Une fois fait, cliquer sur « charger les données ».

12- Et voilà. Vous avez votre tableau Excel qui regroupe toutes les descriptions associées à la série B520 du fonds A01. Ensuite, il vous reste à supprimer les colonnes vides et faire un peu de ménage… mais, une fois parvenu à cette étape, je vous passe la main !

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À propos de l’auteur: Diplômé en 1986 de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal, Daniel Ducharme a entre autres été archiviste à l’École des Hautes Études Commerciales de Montréal (HEC) de 1986 à 1988, au Centre canadien d’études et de coopération internationale (CECI) de 1988 à 1994, à l’Agence universitaire de la Francophonie (AUF), à Bibliothèque de 1994 à 1999 et Archives nationales du Québec (BAnQ) de 1999 à 2018. En marge de ses activités professionnelles, il a été chargé de cours à l’EBSI (1994-1996, 2001, 2005-2016) et professeur à la Haute école de gestion de Genève (Suisse, 2002-2004). Depuis septembre 2018, il est adjoint au chancelier à l’Archevêché catholique romain de Montréal.