Outils de gestion

Sauvegarder son patrimoine et ses données

Par Clotilde Vaissaire-Agard, CF2ID*

Plans d’urgence et de sauvegarde, plan de continuité d’activité ou plan de reprise, sont des procédures étudiées durant nos études ou nos formations et auxquelles nous prêtons généralement peu d’attention, voire que nous reportons à plus tard quand nous sommes en activité… Et pourtant !

L’épidémie de Covid-19 et plus récemment l’incendie des datacenter d’OVH à Strasbourg, montrent en effet que les événements imprévus et les sinistres adviennent de manière inattendue et parfois violente, et que, faute de les avoir anticipés, on peut rapidement se trouver dans une situation catastrophique.

Souvenons-nous notamment des sinistres qui ont frappé la BnF en 2014, la bibliothèque de l’École des chartes en 2017, et les archives municipales de Flers en novembre dernier : personne n’est à l’abri !

Chez CF2ID nos activités de e-learning – cours, exercices, vidéos, dossiers stagiaires, etc. – étaient localisées chez OVH à Strasbourg. Nous avons découvert l’annonce de l’incendie dans les médias le mercredi matin mais fort heureusement nous disposions d’un plan de sauvegarde et de reprise d’activité que nous avons activé dès le jeudi pour être de nouveau opérationnels le lendemain matin. Je n’ose pas imaginer ce qu’aurait été la perte de toutes nos données, parties en fumée dans le cloud !

Et pour jouer à se faire peur voici un court rappel des sinistres possibles : intrusion dans les locaux ou dans les serveurs, hacking, vols de données, panne, malveillance, incendie, inondation, tremblement de terre, épidémie, guerre… et j’en passe !

Il est donc primordial d’anticiper et de prévenir tout ce qui peut l’être.

L’article de Jocelyne Dechaux sur les plans d’urgence en bibliothèque commence d’ailleurs ainsi :

« Peu d’établissements ont rédigé un plan d’urgence alors qu’il est l’une des missions majeures des responsables de collections » [1].

Et cette problématique concerne aussi bien les données informatiques que les fonds de bibliothèques, d’archives ou de musées, bref tout ce qui entre dans la définition du « patrimoine » d’un organisme ou d’une entreprise au sens large.

Le plan d’urgence et le plan de sauvegarde

Le plan d’urgence a « pour objectifs la sensibilisation de l’ensemble des personnels aux différents risques, la prévention des sinistres afin d’en éviter le plus grand nombre possible et la préparation des interventions afin de minimiser les dommages subis par les collections »[1]. Quant au plan de sauvegarde, il formalise et priorise les processus de sauvegarde des fonds ou des données. Ces deux documents sont d’ailleurs le plus souvent réunis en un seul.

Le plan de continuité 

Le plan de continuité permet, en cas de sinistre majeur, de poursuivre a minima une partie des activités, même en mode « dégradé » si besoin, comme on l’a vu avec la mise en place des « click and collect » dans les bibliothèques (et les librairies) dès le premier confinement. Son objectif est de garantir une continuité des services.

Le plan de reprise d’activité 

Enfin, le plan de reprise d’activité concerne l’ensemble des processus permettant d’assurer la reprise d’activité la plus rapide possible après une interruption partielle ou totale. Il se présente sous la forme d’un document écrit qui détaille, étape par étape, les actions à mettre en œuvre face à différents types d’incidents.

Pour mettre en œuvre tous ces moyens de prévention, tout n’est pas de la responsabilité du bibliothécaire, du documentaliste ou de l’archiviste (chacun son métier !) et dans une grande structure on travaille en équipe avec la DSI, la sécurité, etc. Chez CF2ID nous avons confié cela à un expert de la gestion d’information, Eric Guéguen.

Quelques ressources pour aller plus loin…

Plan d’urgence – Ensemble d’informations pour la mise en place et le bon déroulement d’un plan d’urgence pour la sauvegarde des collections en cas de sinistre. Site de la BnF, https://www.bnf.fr/fr/plan-durgence

Prévention des catastrophes et plans d’urgence précis. IFLA, International Preservation Issues, n°6. 2006. https://www.ifla.org/files/assets/pac/ipi/ipi6-fr.pdf

Mon plan d’urgence !  plaquette Arald, BnF. https://www.bnf.fr/sites/default/files/2019-03/plaquette_plan_durgence_etapes.pdf

Concevoir un Plan d’urgence pour les collections patrimoniales, fiche pratique Enssib. Jocelyne Deschaux, 2009, mise à jour 2012. https://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/documents/21199-concevoir-un-plan-d-urgence-pour-les-collections-patrimoniales.pdf

Mettre en place un plan de sauvegarde et d’urgence des biens culturels. France Archives, 17/12/2020. https://francearchives.fr/fr/article/94529231

Le site ressource du Bouclier bleu (« Fondé en 2001, Le Bouclier bleu France (BbF) est une association reconnue d’intérêt général. Il œuvre à la protection du patrimoine culturel en cas de catastrophes d’origine humaine ou naturelle » http://www.bouclier-bleu.fr/

Plan de sauvegarde des biens culturels. Ministère de la Culture. https://www.culture.gouv.fr/Sites-thematiques/Securite-Surete/Surete-des-biens/Plan-de-sauvegarde-des-biens-culturels

Plan de continuité. Wikipédia. https://fr.wikipedia.org/wiki/Plan_de_continuité

Assurer une continuité de service des bibliothèques adaptée au confinement, ABF, 3/11/2020. https://www.abf.asso.fr/1/22/897/ABF/assurer-une-continuite-de-service-des-bibliotheques-adaptee-au-confinement   

Plan de reprise d’activité. Wikipédia. https://fr.wikipedia.org/wiki/Plan_de_reprise_d’activité

Sécurité des données informatiques. Dossiers de la CNIL. https://www.cnil.fr/fr/securite-des-donnees

Guide d’hygiène informatique. Renforcer la sécurité de son système d’information en 42 mesures. ANSSI https://www.ssi.gouv.fr/uploads/2017/01/guide_hygiene_informatique_anssi.pdf

***

*Ce billet a préalablement été publié sur le blogue de CF2ID le 17 mars 2021.

À propos de CF2ID: CF2ID est un organisme de formation français qui cumule 20 années d’expérience pour préparer les candidats aux différents concours des bibliothèques de la fonction publique (pour devenir bibliothécaire, conservateur, chargé d’études documentaires, etc.  CF2ID est aussi le seul organisme de formation à proposer :

+ Un blog de référence sur les concours des bibliothèques et de la documentation

+ Une Communauté des concours gratuite sur inscription pour échanger et partager entre (futur·e·s) candidat·e·s

+ Une newsletter bimensuelle

+ Une veille permanente sur l’actualité métiers et concours sur ses réseaux sociaux : FacebookTwitterLinkedInInstagramPinterest

+ Une maison d’édition spécialisée : les Éditions KLOG

[1] Jocelyne DESCHAUX, « Les plans d’urgence dans les bibliothèques : mise en œuvre en cas de sinistre », Bulletin des bibliothèques de France (BBF), 2009, n° 1, p. 47-52. En ligne : https://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2009-01-0047-007 ISSN 1292-8399.

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