Congrès

La gestion de l’information dans le contexte actuel de l’ouverture: le nouveau rôle de l’archiviste

Nos reporters étudiantes du congrès 2021 vous présentent une série de comptes rendus de conférences. Ce premier compte rendu a été rédigé par Valérie Picard Proulx.

Dans le cadre du 50ème congrès de l’AAQ en 2021, Madame Siham Alaoui a présenté les grandes lignes d’un projet de recherche doctorale autour de la problématique du rôle de l’archiviste dans le contexte de l’archivistique ouverte. Ceci est un résumé de sa présentation et de son travail.

Siham Alaoui est candidate au doctorat en archivistique à l’Université Laval. Elle détient un baccalauréat en sciences de l’information de l’École des sciences de l’information du Maroc et une maitrise en sciences de l’information de l’Université de Montréal. Elle écrit plusieurs articles pour les revues Archives, la Revue Canadienne des sciences de l’information et de bibliothéconomie, Documentation et Bibliothèques, Argus, et Les Cahiers de la Documentation. Madame Alaoui s’intéresse présentement à la médiation documentaire numérique dans le contexte actuel d’ouverture et de participation citoyenne.

Contexte

Traditionnellement il appartenait qu’à l’archiviste de stimuler la valeur d’usage de l’information (valeur primaire et secondaire de l’information). Actuellement, le rôle de l’archiviste en gestion de l’information dans le contexte d’ouverture est celui d’un médiateur culturel orienté vers la transversalité et la pluridisciplinarité, car l’archiviste s’implique auprès de plusieurs collaborateurs dans le but d’augmenter la valeur d’usage de l’information. La présentation de Madame Siham Alaoui au 50e congrès de l’Association des archivistes du Québec est particulièrement pertinente puisque le Gouvernement du Québec publiait dans la dernière année un plan d’action favorisant un gouvernement ouvert 2020-2021.

Le contexte actuel de télétravail a joué un rôle d’accélérateur en transformations numériques de la gestion de l’information. Certes, dans le contexte numérique actuel, pour repérer l’information à la bonne personne et au bon moment, il faut la gérer selon une perspective collaborative. C’est-à-dire, selon une perspective de l’archivistique ouverte; parce que la création de l’information se fait sur divers espaces numériques de travail, et parce que chaque acteur s’approprie de l’information selon ses besoins et il la réunit en fonction de sa sphère d’activité.

Définition de l’archivistique ouverte

L’approche de l’archivistique ouverte est fondée sur le marketing ouvert (Moraux-Sorel, 2017). Le marketing ouvert intègre les clients et les usagers dans la conception de produits et de services. Conséquemment, le produit ou le service conçu par une approche de marketing ouvert convient d’avantages à ses utilisateurs et ses partenaires puisque ces derniers ont été impliqués dans sa conception. L’archivistique ouverte se définie alors comme étant l’ouverture des propriétaires de l’information à une pluralité d’acteurs dans le but de stimuler la valeur d’usage de l’information en la rendant accessible à plusieurs acteurs. (Cardin et Désilets, 2017a, 2018).

Les acteurs

Les acteurs impliqués dans l’archivistique ouverte sont les propriétaires, les concepteurs et les usagers. Les propriétaires de l’information sont des dirigeants ou des officiers de gouvernement. Les concepteurs sont des experts en gestion de l’information. Ils peuvent être archivistes, bibliothécaires, spécialistes en technologies de l’information, communicateurs, ou législateurs. Les usagers peuvent être internes ou externes. Les usagers internes utilisent l’information dans leurs processus d’affaires, tandis que les usagers externes peuvent faire partie du grand public, être des journalistes ou des chercheurs scientifiques.

Les rôles des acteurs

Les propriétaires sont responsables de l’accès à l’information et se prononcent sur les modalités du contrôle de l’accès et de l’utilisation de l’information. Ils communiquent leurs attentes aux concepteurs, et les concepteurs les opérationnalisent. Les concepteurs s’impliquent aussi auprès des usagers pour cerner leurs besoins en termes de qualité de l’information, de sa pertinence, de l’actualité, et de son intelligibilité.

L’usager exprime ses attentes, il consomme l’information, et il entre en dialogue avec les propriétaires de l’information. Auparavant, l’archiviste était un gardien de confiance, ensuite il a rempli le rôle de médiateur culturel en diffusant ses archives auprès des usagers et en les aidant à mieux se les approprier. En contexte collaboratif, l’archiviste est encore un médiateur culturel, mais son rôle s’oriente vers la transversalité et la pluridisciplinarité car l’archiviste s’implique auprès des usagers et des propriétaires et il collabore avec d’autres experts en gestion de l’information.

Le rôle de l’archiviste dans un contexte d’ouverture. Image tirée de la presentation de Siham Alaoui lors du 50e congrès de l’AAQ.

Les communicateurs aident l’archiviste à prioriser l’information en fonction de la pertinence, de l’actualité et des risques communicationnels reliés à la diffusion d’information pouvant nuire à l’image du propriétaire. Les experts en technologies de l’information peuvent partager leur expérience au niveau de la qualité technologique de l’information, comme le choix des formats appropriés pour l’interopérabilité de l’information et le choix des mesures de sécurité pour l’échange d’informations contenant des renseignements personnels. Les législateurs vérifient la conformité des processus de mise en ligne et de la libération de l’information en regard de la Loi sur l’accès et de la protection des renseignements personnels et de la Loi sur le droit d’auteur.

Les bibliothécaires collaborent avec l’archiviste pour les démarches reliées à l’étude des besoins des usagers et des bonnes pratiques en gestion des données de recherche. Il aide aussi l’archiviste à intégrer le point de vue des citoyens en termes d’intelligibilité et de la pertinence de l’information.

Le nouveau rôle de l’archiviste en contexte actuel de l’ouverture

Dans le contexte actuel d’ouverture et de collaboration le rôle de l’archiviste est celui d’un médiateur culturel orienté vers la transversalité et la pluridisciplinarité, parce que l’archiviste s’engage avec d’autres acteurs pour stimuler la valeur d’usage de l’information.

***

Sources citées :

  • Cardin, M. et Desîlets, C. (2017a). Conservation et valorisation collaboratives dans une perspective marketing : vers un modèle d’archivistique ouverte. Communication présentée au congrès World Library and information de l’IFLA. Repéré à : http://library.ifla.org/1799/1/S08-2017-desilets-fr.pdf
  • Cardin, M. et Desîlets, C. (2018). La coagrégation des contenus en publicité : un premier laboratoire pour l’archivistique ouverte. Dans M. Cardin et A. Klein (éds.). Consommer l’information : de la gestion à la médiation documentaire (7-26). [Québec] : Presses de l’Université Laval.
  • Moraux-Sorel, H. (2017). Open marketing: quand le département marketing apprend grâce à son réseau. Paris: Fnege.

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