Fonction : évaluation/Types : audiovisuel

Que conserve (ou non) un archiviste?

Par Samantha Thompson, traduit de l’anglais par Jonathan David

Au grand écran, les archives relèvent du mystérieux. Ce sont des endroits qui à la fois dissimulent et révèlent des secrets intriguant. Mais le plus grand mystère, celui que l’on n’explique jamais dans les fictions, est le suivant : comment tous ces documents ont pu aboutir aux archives? Peut-être serait-il commode que le vieux document soit habité d’une force gravitationnelle miraculeuse qui le transporterait directement aux archives.  En attendant, tous ces vieux documents sont là, et ils se complètent pour former un tout.

« Si un item n’apparait pas dans nos registres, c’est qu’il n’existe pas », à déjà dit le doyen des Jedi dans Star Wars: Attack of the Clones.

 

Dans la vraie vie, la présence de ces archives n’est pas accidentelle, même si quelques-unes d’entre elles ont eu besoin d’un peu de chance pour survivre au passage du temps. Les pratiques de ces institutions sont guidées méthodiquement  grâce à une bonne collaboration entre l’archiviste et les autres professionnels. C’est un mélange intriguant de chance et de choix, mais il est certain que l’on ne garde jamais tout, même par chance ou par choix.

Cet billet s’intéressera à la manière dont les archivistes construisent des collections de documents à partir de leur institution respective. On démystifiera donc le métier en commençant par énoncer quelques vérités qui en surprendraient plusieurs. Par exemple,

– Il y a plus à dire sur une archive que son âge.

– Les archivistes ne conservent pas tous les documents.

– Touts les documents ne sont pas faits pour être conservé.

On désigne par le terme acquisition le processus qui consiste à tenter d’obtenir des documents dans le but de créer un fonds dans son institution. On désigne par le terme évaluation le processus par lequel on sélectionne et on négocie quels documents devraient être acquis. Ces deux fonctions sont au cœur de la profession d’archiviste.

C’est donc dire que de toutes les responsabilités de l’archiviste, ce sont celles qui ont le plus de poids, car le jugement de l’archiviste déterminera la manière dont on verra le passé dans le futur. Et comme on le verra, cette lourde tâche est indispensable.

Cette lettre originaire de Peel et à destination de Yorkshire en Angleterre a traversé l’océan Atlantique deux fois, puis a été préservé par les membres d’une famille à travers plusieurs générations. Elle a survécu car elle avait une valeur particulière aux yeux de quelques-uns. Aujourd’hui, elle a une valeur globale pour encore plus de gens. (Hannah Young letter, Region of Peel Archives).

Les archives viennent d’où? La vie avant les archives

Les archivistes ne sont pas les créateurs des documents qu’ils conservent dans leurs fonds. En réalité, les documents ne sont pas par défaut des archives. Ils sont d’abord créés dans différents endroits, dans différentes circonstances, par différentes personnes.

Commençons d’abord par rappeler ce qu’est un document (record). Que ce soit dans notre vie personnelle,  professionnelle ou organisationnelle, on a tendance à documenter nos pensées, croyances et observations. Dans le but de pouvoir s’y référer en tout temps, on rédige ou enregistre ces expressions sur un format fixe. L’acte de documenter permet de se rappeler, de comparer, d’analyser, de synthétiser ou de partager l’information.

Ce portrait d’une jeune femme non identifiée a survécu, car elle a été une parmi des centaines de négatifs repêchées dans le grenier d’une boutique abandonnée (et parce que le nouveau propriétaire a pris soin d’appeler les archives). Les photographies d’un photographe inconnu sont généralement pauvres en valeur informationnelle. Cependant, cette photo est rare à cause du sujet qu’elle représente, et aussi parce qu’elle fait partie d’un corps substantiel de documents reliés au niveau local et organisationnel. (Brampton Studio Collection, Region of Peel Archives)

Ces documents peuvent être autant éphémères (une liste d’épicerie) que formels (un procès-verbal de réunion). Il ne sont pas nécessairement textuels; ils peuvent se présenter sous la forme de mémo audio, de fichier vidéo, de carte géographique, ou encore de photographie. Les documents sont fréquemment catégorisés comme étant une source primaire d’information, puisqu’ils sont intimement reliés à l’acte particulier d’une personne particulière dans un contexte (temps et espace) particulier. Les documents révèlent ce qui a été.

Qu’arrive-t-il aux documents avec le passage du temps? Puisqu’ils sont créés pour une raison spécifique, certains ne survivent pas au-delà de leur période d’utilité. En réalité, on peut affirmer que le sort de la plupart des documents sont entre les mains de celui qui l’a créé initialement, ou leur successeur. Et comme tout autre objet physique, ils peuvent être détruits suite à un accident ou par négligence.

Quelques-uns de ces documents survivent malgré tout, pour une grande panoplie de raisons ; un écrivain peut décider de conserver ses brouillons pour garder la trace des idées qu’il a abandonnées, une famille peut conserver soigneusement une vieille photographie de leur maison pour se rappeler leurs racines, une compagnie conserve ses rapports de taxes pour suivre la loi, etc. D’autres peuvent survivent simplement, car ils ont été laissés dans une armoire ou un immeuble abandonné. Dans tous les cas, une chose est sûre; aucun document ne va automatiquement aux archives sans une décision et une planification, et ce, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du service d’archives

Comment les documents deviennent des archives?

Les archivistes eux-mêmes ont un niveau varié de contrôle sur le nombre et le type de documents qui franchissent leur porte. Pour comprendre pourquoi, il est utile de spécifier que les documents qui captent l’attention de l’archiviste proviennent de deux sources principales. Certains archivistes collectent les documents créés par l’organisation qu’ils servent. Par exemple, les archives gouvernementales ont le mandat de collecter les documents produits par le gouvernement. Idem pour une entreprise.

Dans ces cas, les archivistes peuvent analyser les types de documents produits dans leur organisation et ensuite recommander et planifier quelles séries de documents méritent d’être conservées en tant qu’archive. L’archiviste pourra également analyser en amont la valeur d’un document et s’assurer que cette valeur me se perdent pas. Combien de temps un document doit-il être conservé selon la loi, le respect de la confidentialité? Ces documents actifs ont-ils toujours une utilité pour les affaires courantes? Rappelons que les documents actifs ne vont pas aux archives lorsqu’ils sont fréquemment consultés.

Les gens sont souvent surpris d’apprendre qu’il y a généralement seulement 5% de la plupart des documents des organisations qui sont conservés de façon permanente (on va voir pourquoi dans un moment). Le processus d’acquisition de ces documents par le service d’archive se nomme transfert, puisque leur propriétaire reste le même, soit l’unité administrative qui a produit le document. Le service d’archive ne s’occupe que de le conserver soigneusement dans le but de le préserver, mais également de le rendre accessible à la recherche et à la consultation.

En revanche, il y a également les cas où les documents proviennent de différentes sources externes à l’institution qui conserve des archives. Plusieurs centres d’archives collectent des documents sur une thématique ou sujet, comme un centre d’histoire locale, un organisme social ou une communauté culturelle, ou encore un musée qui se spécialise sur un sujet de recherche. Dans ces cas, les archives n’appartiennent au centre que s’ils en font l’acquisition. L’archiviste est donc limité dans le choix de ce qui arrivera dans ses collections. Non seulement certains individus ou groupes qui sont propriétaires d’archives souhaitent les conserver pour eux, d’autres ne savent même pas qu’il s’agit d’archives, ou doute de l’intérêt qu’elles auraient à être diffusées.

Les archivistes font fréquemment de la sollicitation pour des dons de certains documents lorsqu’ils apprennent leur existence et que ceux-ci sont entre les mains d’un propriétaire privé. On sait que ces documents ont de meilleures perspectives d’avenir entre les mains d’un centre d’archives, tant au niveau de la qualité de la préservation que de leur utilité sociale. Les archivistes achètent également parfois des documents qui sont directement en vente par le propriétaire. Mais au-delà de ces mesures, on ne peut seulement que considérer ce qui est raisonnablement disponible.

Comment les documents arrivent-ils aux archives?

On vient de voir quelques raisons qui expliquent pourquoi on peut considérer les archives comme étant « les restes » de ce que des individus produisent au départ. Car oui, ces derniers se délaissent de – ou perdent – certains documents en cours de route, et l’archiviste n’a qu’un contrôle limité sur ce qui sera offert par la suite aux archives.

Ceci n’est pas une archive. Il s’agit d’un de nos centres d’archives dans une municipalité affiliée. Les documents vont à cet endroit lorsqu’ils n’ont plus de valeur d’usage, mais qu’ils peuvent être utilisés pour une référence ultérieure. Seulement quelques-uns des documents seront conservés comme archive. Les archivistes, par utilité ou par nécessité devant la loi, évaluent les documents avant même que ceux-ci franchissent les portes des archives. Les documents ne se préservent pas par eux-mêmes, et peuvent facilement se perdre, se dégrader, ou devenir un orphelin (perdre leurs liens avec leur contexte initial).

Est-ce que cela veut dire que l’archiviste accepte tous les documents qui lui sont acheminés seulement sous prétexte que ceux-ci sont vieux? On a déjà donné un indice en indiquant qu’un petit pourcentage seulement franchissaient la porte en tant qu’archives historiques. Maintenant voici pourquoi.

Au-delà du facteur de l’usure, que nous avons déjà mentionné, les personnes ou les organisations produisent et accumulent un si grand nombre de documents qu’il serait tout simplement impensable de les conserver toutes de façon permanente. Historiquement, à chaque développement technologique majeur, le volume de documentation produit par l’humanité n’a cessé de croitre. De la démocratisation de l’accès à des imprimantes peu chères, à l’apparition du photocopieur, puis à la prolifération des options numériques pour la production, duplication et conservation.

On doit également se rappeler que la préservation de document est un gros investissement en termes d’espace, d’énergie et de temps. Les archives ne sont pas des endroits où les documents sont délaissés sans aucune intervention. Le processus lui-même doit être documenté, les documents restaurés, ou encore  migrés de support dans le cas des documents numériques. En ce sens, les documents importants et ceux moins importants sont l’un et ‘autre directement en compétition pour obtenir du temps et de l’attention.

Finalement, même dans le cas hypothétique où tout ce qui est produit pourrait être conservé, la plupart des archivistes s’entendent pour dire que ce ne serait pas un choix intelligent (et même dans le cas du numérique où les documents prennent relativement peu d’espace). Plusieurs documents sont des copies de copies, d’autres contiennent peu d’information, tandis que d’autres répètent sommairement les résultats d’autres documents plus complets. Ceux-ci encombrent et rendent plus difficile la recherche des documents les plus pertinents.

L’évaluation: une sélection judicieuse des documents

De tout temps, les archivistes ont développé différentes solutions pour contrôler et réduire à l’essentiel le déluge de document qu’ils reçoivent. De tout ce qui a pu survivre, les archives ne sont qu’un sous-ensemble. La fonction qui consiste à juger de la valeur d’une archive est nommée évaluation (a différencier du processus d’évaluation monétaire d’une archive).

L’évaluation nécessite de désigner quels documents méritent d’être préservé. Ce processus demande à l’archiviste de faire un jugement de valeur. Il y a plusieurs choses qu’il est important de souligner à propos de l’évaluation :

  • L’archiviste n’évalue pas à l’aveuglette. Il utilise des politiques institutionnelles, des lignes directrices, des critères qui lui permettent de se distancer de ces biais et préférences personnelles et de faire une évaluation la plus objective possible.
  •  Il n’y a pas de formule préétablie pour l’évaluation. L’utilisation de critères n’entraine pas automatiquement un choix définitif entre « je conserve » ou « je détruis ». L’évaluation entraîne de considérer différents facteurs d’importance variée, et en prenant toujours compte du contexte et de la recherche. Ce jugement informé nécessite certaines habiletés; de l’entrainement, du discernement, une bonne culture générale, une certaine expertise en rapport avec le sujet, et une connaissance des archives déjà présentes dans nos fonds.
  • Le processus d’évaluation se réalise en continu. Les archivistes évaluent les documents avant l’acquisition ou le transfert. Ensuite ils poursuivent leur évaluation chaque fois que ces documents entrent dans un processus, et même lorsque d’autres documents s’ajoutent au fonds. L’archiviste garde toujours en tête l’allure générale de l’ensemble de ses fonds. Il peut alors tenter de valoriser les documents sur certains sujets ou personnes qui étaient jusqu’alors sous-représentés dans ses fonds.
  • Le poids incontestable du contexte. L’évaluation que l’on fait d’une archive individuelle est extrêmement dépendante de ses relations avec les autres archives du fonds. La position d’un item dans une collection détermine si celui-ci sera gardé ou non.
  • Les archivistes sont transparents dans leur travail. Ils documentent le processus d’évaluation et chacun de leurs choix. Ils conservent une trace de ce qu’ils rejettent et ils tentent de clarifier leurs motivations pour tous les changements qu’ils apportent à une série de documents, de manière à informer le chercheur sur l’état original et la fonction de ceux-ci.

Le processus d’évaluation fonctionne comme suit. Quand les documents se présentent aux archives,  les archivistes recueillent d’abord de l’information sur ceux-ci. Cette information concerne non seulement le contenu de ces documents, mais également une description détaillée du créateur ou donateur.  L’archiviste cherche a comprendre la ou les raisons initiales qui ont motivé la création de ces documents, le quand et le pourquoi. Ces informations sont primordiales pour la suite des choses, notamment pour le processus de description de ces documents. De plus, l’archiviste considère les éléments suivants :

Le lien avec le mandat des collections du centre/service d’archives : Aucune institution ne conserve des archives sur tous les sujets. On est tous spécialisés dans quelque chose. Car sans spécialisation, nos collections se fonderaient dans la masse des autres institutions, et le chercheur ne saurait justement pas par où il doit commencer sa recherche. Les limites de notre spécialisation sont clairement définies dans une politique d’acquisition.  S’il nous est offert des archives qui ne sont pas en lien avec notre mandat, nous aidons habituellement le donateur à trouver une institution avec laquelle elles seraient exploitées à leur plein potentiel.

-L’information et la valeur de preuve : Les documents qui méritent d’être conservés à long terme doivent nous raconter quelque chose. La plupart des gens s’entendent sur le fait que les archives doivent nous rapporter une histoire à propos du passé; à propos des gens, des endroits, des évènements, de tout ce qui fait ce que nous sommes.

Il est important de rappeler que les documents sont aussi des preuves; ils servent à prouver ou rendre des comptes. S’ils sont conservés d’une certaine manière, ces documents ont valeur juridique, et prouve ce qui a été, quand et pourquoi. Par exemple, les correspondances des instances gouvernementales ou les procès-verbaux peuvent indiquer quelle est la personne qui prend la décision qui affecte autant de vie. Les documents en tant que preuves permettent aux employés, aux citoyens et aux chercheurs de vérifier si les règles ont bien été suivies. Bien sûr, ils peuvent également servir de preuve dans un contexte historique: ils permettent de documenter la société et ses lois à un certain moment.

-Les autres types de valeur : L’archiviste considère également l’ensemble des autres types de valeur qui sont associés aux documents, par exemple leur ancienneté ou leur valeur esthétique.

-La rareté : Comme il y a une limite à l’espace de stockage pour nos archives, on a tendance a ne conserver que l’unique ou le rare – c’est-à-dire les documents qui sont des sources uniques ou complètes sur l’information qu’elle contienne. Plusieurs archives sont conservées, car elles résument ou font la lumière sur un grand nombre d’autres documents.

-Le statut archivistique : L’idéal est de ne pas archiver des documents qui sont encore utilisés dans la pratique des affaires. Les archives ne sont pas simplement en endroit où l’on serre les documents, mais plutôt un dépôt sous haut contrôle pour la préservation à long terme, et pour assurer l’accès aux documents dans le futur. On y conserve des documents retirés de la circulation, celte, mais dont l’information qu’il renferme est caractérisée par une valeur qui dépasse son utilisation quotidienne.

-La reliabilité et l’authenticité : Depuis que les archives sont utilisées pour prendre des décisions ou pour développer notre sens de la communauté, il est réellement important que celles-ci soient bien ce qu’elles représentent. Les archivistes font tout pour vérifier leurs sources et s’assurent que les documents ne sont pas altérés ou falsifiés. Les documents numériques représentent de nouveaux défis sur ce point.; ils sont facilement modifiables et duplicables, et ce, de manière anonyme. Une certaine expertise technique est nécessaire pour définir ce qui est considéré comme étant un document authentique.

-La densité de l’information : Les documents qui contiennent le maximum d’informations sont d’une plus grande valeur que ceux qui en contiennent moins. Quand l’information essentielle est réduite et dispersée dans un grand volume de documents, on doit sélectionner minutieusement et on pratique une méthode d’échantillonnage. Il s’agit des techniques utilisés par les archivistes pour analyser et conserver ce qui est le plus révélateur dans un grand volume de documents similaires.

-La complétude : Les archivistes s’opposent à la division d’un groupe de documents interreliés, car on y perdrait ainsi la signification de leur connexion. Si un donneur souhaite offrir uniquement une partie de sa collection, on tentera de le convaincre de l’importance du tout. En général, plus une série de documents est détaillée et complète, plus elle a de la valeur. Un journal a plus de valeur qu’une seule page découpée;  une décennie de journaux a plus de valeur qu’un seul exemplaire.

-La condition physique : La condition d’un document peut affecter son utilité, la manière de le lire ou de le conserver.  Un facteur important dans le processus d’acquisition est de prendre en compte le cout monétaire dédié à la stabilisation ou à la conservation des items. Parfois, il vaut mieux ne pas aller de l’avant, du moins considérer soigneusement l’ensemble des coûts.

Plusieurs documents sont dans une mauvaise condition lorsqu’ils sont reçus par le service d’archives. À moins que ceux-ci soit d’une grande rareté ou contenant une information qui mérite l’investissement, il est rare que l’on s’efforce de les sauver du dépérissement.

Une fois de plus, les documents numériques ont un défi spécifique; s’ils sont créés dans un esprit de conservation à long terme, ils ont de bonnes chances de rester accessibles. Seulement, quand les archivistes reçoivent des documents numériques stockés sur de vieux supports, ou dans un format de fichier inconnu ou désuet, l’information qui y est contenue ne peut être évaluée avant de trouver une solution pour accéder et lire ces fichiers. S’il n’y a aucun contexte autour de ces documents, il est difficile de savoir à l’avance si l’effort en vaudra la peine. Ce qui faut que chaque mois, et chaque année, ces documents attendent d’être éventuellement évalué, et deviennent de plus en plus obsolètes et de plus en plus difficiles d’accès. Pour ces documents numériques, donc, les défis techniques font partie du processus d’évaluation.

-Les conditions d’accès : Les archives sont acquises pour être utilisées, alors les archivistes doivent considérer les restrictions qui pourraient potentiellement réduire leur accessibilité. Quelques limitations sont normales et dictées par les lois qui régissent le droit à la vie privée ou encore par les demandes particulières du donateur. Par exemple, on peut bloquer la diffusion d’une partie sensible de l’information pour une période de temps. Si les restrictions du donateur sont trop problématiques ou difficiles à appliquer, il se peut que cela mette fin au processus d’acquisition. L’archiviste doit également s’informer sur le statut légal des documents, par exemple les droits d’auteurs qui s’appliquent à eux.

Pour évaluer le contenu de ces floppy, encore faut-il pouvoir ouvrir les fichiers. Les seuls indices sur la valeur des informations contenues sur ces disques sont les écritures sur ceux-ci, ainsi que la documentation qui les accompagne. Mais comment savoir s’il n’y a rien?

L’acquisition, le futur, et vous

J’espère que ce billet vous a permis de vous faire une idée concernant comment les archives arrivent entre les mains de l’archiviste, et pourquoi il les conserve (ou non).  Les archivistes considèrent et reconsidèrent toujours leur rôle dans le choix des documents en tant que preuve pour l’écriture de l’histoire. Il y a plusieurs points que nous n’avons pas soulevés ici, mais nous le ferons dans un prochain billet :

  • Comment les institutions qui conservent nos archives s’adaptent à une vision du monde qui nécessite d’être constamment mise à jour et pour s’ouvrir davantage à la nouveauté?
  • Comment des personnes ou des groupes ne sont pas représentés dans les archives?
  • Comment le processus d’évaluation doit s’adapter aux nouvelles clientèles, notamment en ce qui touche les données  numériques?
  • Comment s’adapter avec compassion aux demandes des donateurs?

Pour l’instant, on en restera sur ces réflexions. L’ampleur des critères d’évaluation ci-haut mentionnés peut sembler un peu intimidante. Les gens sont d’abord surpris quand les archivistes n’acceptent pas leurs vieux documents.

Donner une archive implique d’avoir une conversation avec le donateur, pour clarifier le contexte et ses demandes/restrictions spécifiques. On doit négocier le passage du droit sur les documents. Détenir les documents implique pour l’organisation d’investir dans sa conservation, sa sécurité et sa disponibilité pour les recherches.

Si vous vous demandez le type de document que l’on ne conserve pas, voici une liste. Mais gardez en tête qu’il y aura toujours dans celle-ci des exceptions, le contexte étant le plus important au bout du compte.

En général, on se trouve devant des gens qui sous-estiment la valeur de leurs documents. Je vous invite donc, en cas de doute, à consulter un archiviste. (Encore une fois, la valeur historique d’une archive n’est pas l’équivalent de sa valeur monétaire). Celui-ci se fera un plaisir de vous conseiller. En cas de doute, ne jetez pas! Sans vous il n’y aurait pas d’archives.

***

* Le texte original en anglais à été publié le 4 avril 2018 sur le blogue du PAMA – Peel Art gallery Museum and Archives, à Brampton, Ontario.

* Les photographies sont fournies par le Region of Peel Archives ou le municipal records centre (City of Mississauga).

À propos du PAMA : The Region of Peel’s archives fait partie du PAMA, the Peel Art Gallery, Museum and Archives, à Brampton, Ontario.  Leur mandat est de collecter, organiser conserver et diffuser les archives historiques de la région et des municipalités de Mississauga, Brampton et Caledon. Leurs fonds contient des documents provenant de source gouvernementale, mais également du privé, individus et organisations.

À propos de l’auteure: Samantha Thompson est présentement archiviste au PAMA (the Peel Art Gallery, Museum and Archives). Elle a travaillé sur plusieurs fonds et collections spéciales dans plusieurs musées et université canadienne. Avant sa formation en bibliothéconomie à la Western University, elle a étudié au département de philosophie à l’university of Toronto.

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