Fonction : conservation

Dématique et SAE (28) : La Fonction conservation sécurisée des données (8) – Processus d’élimination de données

Par Antony Belin

Note au lecteur : Les article de lois cités ici font référence au contexte juridique français.

Les prérequis sont les suivants :

  • sort final = « destruction »
  • durée d’utilité administrative (DUA) échue
  • accord de l’Autorité productrice
  • visa de l’Autorité de contrôle

Réglementation

 « À l’expiration de leur période d’utilisation courante, les archives publiques autres que celles mentionnées à l’article L. 212-3 font l’objet d’une sélection pour séparer les documents à conserver des documents dépourvus d’utilité administrative ou d’intérêt historique ou scientifique, destinés à l’élimination.

La liste des documents ou catégories de documents destinés à l’élimination ainsi que les conditions de leur élimination sont fixées par accord entre l’autorité qui les a produits ou reçus et l’administration des archives » (art. L. 212-2 du Code du patrimoine, modifié par l’art. 5 de la Loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 [modifiée au 17 juillet 2008] relative aux archives)

« Lorsque les archives publiques comportent des données à caractère personnel collectées dans le cadre de traitements régis par la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, ces données font l’objet, à l’expiration de la durée prévue au 5° de l’article 6 de ladite loi, d’une sélection pour déterminer les données destinées à être conservées et celles, dépourvues d’utilité administrative ou d’intérêt scientifique, statistique ou historique, destinées à être éliminées.

Les catégories de données destinées à l’élimination ainsi que les conditions de cette élimination sont fixées par accord entre l’autorité qui a produit ou reçu ces données et l’administration des archives » (art. L. 212-3 du Code du patrimoine, modifié par l’art. 5 de la Loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 [modifiée au 17 juillet 2008] relative aux archives)

« Les documents mentionnés aux articles L. 212-11 à L. 212-13, déposés par le maire, restent la propriété de la commune.

La conservation, le classement et la communication des documents d’archives communales déposés sont assurés dans les conditions prévues pour les archives départementales proprement dites.

Il n’est procédé, dans les fonds d’archives communales déposés aux archives du département, à aucune élimination sans l’autorisation du conseil municipal » (art. L. 212-14 du Code du patrimoine)

« Toute destruction d’archives classées ou en instance de classement est interdite.

Toutefois, lorsqu’il apparaît, lors de l’inventaire initial du fonds, que certains documents sont dépourvus d’intérêt historique, il peut être procédé à leur élimination dans les conditions prévues au deuxième alinéa de l’article L. 212-2, en accord entre le propriétaire du fonds et l’administration des archives » (art. L. 212-27 du Code du patrimoine, modifié par l’art. 12 de la Loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 [modifiée au 17 juillet 2008] relative aux archives)

« Sans préjudice de l’application des articles 322-2, 432-15, 432-16 et 433-4 du Code pénal, le fait, pour une personne détentrice d’archives publiques en raison de ses fonctions, de détourner ou soustraire tout ou partie de ces archives ou de les détruire sans accord préalable de l’administration des archives est puni d’une peine de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende.

Est puni des mêmes peines le fait, pour une personne détentrice d’archives publiques en raison de ses fonctions, d’avoir laissé détruire, détourner ou soustraire tout ou partie de ces archives sans accord préalable de l’administration des archives.

Lorsque les faits prévus aux premier et deuxième alinéas sont commis par négligence dans les conditions et selon les distinctions prévues à l’article 121-3 du Code pénal, les peines sont d’un an d’emprisonnement et de 15 000 € d’amende.

La tentative des délits prévus au premier alinéa et le fait, pour la personne visée au deuxième alinéa, d’avoir laissé commettre une telle tentative sont punis des mêmes peines » (art. L. 214-3 du Code du patrimoine, modifié par l’art. 19 de la Loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 [modifiée au 17 juillet 2008] relative aux archives)

« Les personnes physiques coupables des infractions prévues par l’article L. 214-3 encourent également les peines complémentaires suivantes :

1° L’interdiction des droits civils, civiques et de famille, suivant les modalités prévues par l’article 131-26 du Code pénal ;

2° L’interdiction, suivant les modalités prévues par l’article 131-27 du même code, d’exercer une fonction publique ou d’exercer l’activité professionnelle ou sociale dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de laquelle l’infraction a été commise ;

3° La confiscation, suivant les modalités prévues par l’article 131-21 du même code, des sommes ou objets irrégulièrement reçus par l’auteur de l’infraction, à l’exception des objets susceptibles de restitution » (art. L. 214-4 du Code du patrimoine, modifié par l’art. 19 de la Loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 [modifiée au 17 juillet 2008] relative aux archives)

« Est punie d’une peine de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende la destruction par leur propriétaire d’archives privées classées, en infraction aux dispositions de l’article L. 212-27 » (art. L. 214-6 du Code du patrimoine, modifié par l’art. 19 de la Loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 [modifiée au 17 juillet 2008] relative aux archives)

« Sont définies par accord entre le service, l’établissement ou l’organisme intéressé et le service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines :

1° La durée d’utilisation comme archives courantes ;

2° La durée de conservation comme archives intermédiaires ;

3° La destination définitive à l’issue de la période de conservation comme archives intermédiaires, à savoir :

  1. a) L’élimination immédiate ou à terme, intégrale ou partielle, avec ou sans sélection ;
  2. b) Le versement, à titre d’archives définitives, dans un dépôt d’archives relevant du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines ou placé sous le contrôle de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives ;
  3. c) La conservation par le service, l’établissement ou l’organisme intéressé, dans les conditions prévues à l’article R. 212-12» (art. R. 212-13 du Code du patrimoine)

« La sélection des documents incombe à la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives ; toutefois, pour des catégories de documents limitativement définies, des autorisations de sélection et d’élimination peuvent être accordées par celle-ci aux services, établissements et organismes dont proviennent les documents.

La personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives établit les listes des documents dont elle propose l’élimination et les soumet au visa de l’administration d’origine. Toute élimination est interdite sans ce visa.

Les services, établissements et organismes ne peuvent s’opposer à l’élimination d’archives versées par eux dans les dépôts relevant de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives qu’en raison de nécessités juridiques.

Lorsqu’il n’existe pas de nécessités juridiques justifiant le refus d’élimination, les services, établissements et organismes peuvent reprendre les archives dont l’élimination est proposée.

Cette faculté peut s’exercer dans un délai de trois mois, à l’expiration duquel la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives est habilitée à procéder à l’élimination.

Lorsque les services, établissements et organismes désirent éliminer les documents qu’ils jugent inutiles, ils en soumettent la liste au visa de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives. Toute élimination est interdite sans ce visa.

Dans tous les cas, les documents à éliminer sont détruits sous le contrôle technique du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines » (art. R. 212-14 du Code du patrimoine)

« Le visa du ministre chargé de la culture ou de son représentant est requis pour l’élimination des documents des collectivités territoriales » (art. R. 212-51 du Code du patrimoine)

 

 Procédure

Destruction des données

Les méthodes de destruction physique s’avèrent de moins en moins efficaces et sont combinées à des mesures complémentaires de nettoyage, le recours à des volumes de conservation sécurisée toujours plus denses et sans cesse miniaturisés, de même que les percées technologiques donnant lieu au perfectionnement des méthodes de récupérations des données résiduelles, incitant à la plus grande prudence. La destruction doit être précédée de mesures adéquates de chiffrement ou d’effacement et de mesures de retrait des étiquettes et des identifiants externes.

La destruction constitue la dernière étape de déclassification des volumes de conservation sécurisée ne se prêtant ni au don ni à la réutilisation commerciale et/ou contenant des données à sensibilité moyenne, résistant aux mesures de nettoyage ou échouant à l’étape de vérification de nettoyage, et/ou des données à haute sensibilité.

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À Propos de l’auteur :

À propos de l’auteur : Titulaire d’un Bilan d’aptitude délivré par les Grandes écoles (BADGE) en Gestion de la dématérialisation et de l’archivage électronique (Mines ParisTech) et d’un Master en Archives (université de Haute-Alsace à Mulhouse), Antony Belin, est actuellement archiviste expert en dématique / Autorité et opérateur de tiers-archivage (ATA/OTA) chez Advanced Prologue Innovation (API). Il est aussi reconnu membre professionnel certifié par l’Association des archivistes du Québec (AAQ), dont il est membre depuis 2014.

Pour découvrir ou revisiter la série complète qui précède ce texte:
https://archivistesqc.wordpress.com/page/3/?s=D%C3%A9matique+et+SAE+&submit=Recherche

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