Congrès

Les indicateurs de gestion. Pratiques, avantages, exemples d’utilisation

Janie Benoit, finissante en Techniques de la documentation au Collège Lionel-Groulx et reporter étudiante au congrès 2022 de l’AAQ, nous présente un compte rendu de la conférence « Atelier du GIAM : Les indicateurs de gestion. Pratiques, avantages, exemples d’utilisation », présentée par Marie-Josée Courchesne, Marie-Noëlle Fecteau et Natasha Zwarish le 25 mai 2022 lors du congrès.

La difficulté de valorisation du travail de l’archiviste représente un enjeu important pour tous les gestionnaires de l’information. Si, pour nous, les bénéfices d’une saine gestion documentaire sont évidents, il peut être ardu de partager ces aspects positifs avec l’administration de notre organisation. Ainsi, il devient essentiel de trouver des moyens pour mettre en lumière les services des archivistes et de pouvoir défendre les avantages que ceux-ci procurent à une organisation.

Il fut donc question, dans cet atelier, de la mise sur pied d’un tableau de gestion présentant des statistiques qualitatives et quantitatives afin de présenter de façon visuelle et concrète les bienfaits de la gestion documentaire.

Les participants s’entendirent sur la même idée, soit que les chiffres parlent souvent bien plus que les mots. Par exemple, représenter visuellement la quantité ou le pourcentage de documents facilement accessibles et qui ne devraient pas l’être peut contribuer à influencer les décisions de l’administration en matière de gestion documentaire.

Dans un autre ordre d’idées, le tableau peut également devenir un outil personnel favorisant de meilleures méthodes de travail ou la visualisation des objectifs de l’organisation.

Toutefois, un tel processus demande beaucoup de temps. Sachant qu’une grande quantité d’archivistes travaillent seuls ou en très petite équipe, et doivent souvent jongler entre plusieurs tâches externes à leur domaine de pratique, il devient complexe de trouver le temps et l’énergie nécessaires à la réalisation d’un tel projet.

La tâche peut sembler laborieuse, mais les avantages qu’elle peut nous procurer en matière de crédibilité et de valorisation sont importants. Les participants ont déterminé plusieurs indicateurs de gestion qu’ils ont jugé essentiels :

Les gains en efficacité

Même si le travail de recherche peut prendre un certain temps et demander la collaboration de plusieurs acteurs, il pourrait être très pertinent de quantifier le nombre de documents perdus, le temps investi à chercher un document ou le nombre de personnes interpellées par cette même recherche. Ce temps précieux consacré à cette tâche pourrait facilement être écourté grâce à une meilleure gestion documentaire.

L’espace de stockage

Qu’il soit local ou en nuage, l’espace nécessaire à la conservation des documents coûte de l’argent. En réduisant la quantité de documents conservés inutilement, on peut contribuer à réduire l’espace de stockage nécessaire et ainsi diminuer les coûts qui y sont associés.

Le mouvement des documents

En quantifiant les documents produits et détruits dans une période donnée, on peut démontrer à l’organisation qu’il serait préférable, pour les raisons mentionnées au point précédent, de consacrer davantage de temps à l’application de la disposition finale des documents. Il va de même pour les documents physiques, qui occupent de l’espace encore plus concret que les documents numériques.

La circulation des documents et la sécurité

Qui a accès aux documents? Qui les consulte? Comme mentionné précédemment, la sécurité et l’accès à des documents contenant de l’information confidentielle ou sensible sont des préoccupations bien réelles des organisations. L’intégrité et la fiabilité de celles-ci pourraient être compromises par des fuites d’informations confidentielles, par exemple.

Pour conclure, la mise sur pied d’un tableau de gestion représente probablement une responsabilité qui se trouve hors de notre expertise. Cependant, en notant les avantages que celui-ci peut apporter, il peut valoir la peine de se relever les manches pour le bien de la reconnaissance de notre travail.

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