Quels sont les facteurs à prendre en considération dans l’analyse des besoins de formation?
Dans mon dernier billet, j’abordais les raisons pour lesquelles il est essentiel d’analyser les besoins de formation avant de se lancer dans les activités proprement dites. Je poursuis avec une description des facteurs à prendre en considération dans cette analyse. Attention, il ne s’agit pas d’une liste exhaustive, seulement des points sur lesquels nous avons, mes collègues et moi, constaté qu’un peu de réflexion et de planification pouvait avoir un impact important. Mes exemples sont tirés d’une implantation de logiciel de gestion documentaire, mais pourraient s’appliquer à d’autres types de projets.
Les types de clientèle et leurs besoins
À travers la segmentation de la clientèle, nous pouvons aborder plusieurs des facteurs les plus importants. La segmentation, c’est le regroupement de vos utilisateurs selon les phases d’implantation et de formation. Pourquoi segmenter? Parce que cela vous permettra d’identifier des profils types d’utilisateurs ainsi que leurs besoins. Voici ce que nous pouvons établir à partir des différents types de clientèle pour un logiciel de gestion des documents :
Niveau d’utilisation
- Cadres : principalement des lecteurs / consommateurs d’information (mode lecture).
- Professionnels : créateurs des documents (mode création).
- Agentes administratives : édition / correction des documents, recherches (mode création).
Types d’interfaces à proposer
- Cadres : comme leur besoin principal est de pouvoir accéder et consulter rapidement et facilement les documents, la meilleure option pourrait être une version pour appareil mobile de votre système.
- Professionnels, par exemple, les comptables : comme la majorité de leur travail s’effectue dans des logiciels de comptabilité, prévoyez que leurs besoins face à votre système sont peut-être moins élevés que ceux des autres employés. L’interface de type Windows serait à privilégier.
- Agentes administratives : ce type de clientèle a besoin de connaître et d’utiliser plus de fonctionnalités que les autres employés en ce qui concerne les actions sur les documents. L’interface de type web serait recommandée, car elle donne accès à toutes les fonctions d’un système.
Types de formations
- Cadres : express, axées spécifiquement sur leurs besoins de consultation rapide.
- Professionnels : courtes, axées sur les fonctions de base dont ils ont besoin pour travailler.
- Agentes administratives et techniciennes en administration : longues, qui couvrent toutes les fonctionnalités dont elles auront besoin dans leur travail. Peuvent inclure une partie pratique.
Si vous compilez toutes ces informations, vous obtiendrez une carte des besoins, par secteur de votre organisation. Vous pourrez ainsi planifier vos formations en fonction des besoins spécifiques de chaque groupe.
Je vous recommande aussi de lire l’excellent billet que Charles Cormier a écrit sur le sujet.
Dans mon prochain billet, j’aborderais le sujet des clientèles problématiques!
Convergence AAQ 