Par Antony Belin, Archiviste expert chez API
La restitution des données déposées est le retour définitif des données déposées vers l’Autorité productrice ou, en cas de tiers-archivage, vers les Archives de l’Autorité juridique, lorsqu’elles existent. Cette restitution des données déposées s’effectue soit à la demande de l’Autorité productrice ou, en cas de tiers-archivage, à la demande des Archives de l’Autorité juridique correspondante, soit à la demande de l’Autorité de tiers-archivage (ATA) (fin de contrat…).
La restitution des données déposées concerne également un autre cas de figure, à savoir la réactivation, à la demande de l’Autorité productrice, d’un dossier archivé, la restitution étant alors partielle et ne portant pas sur l’ensemble des données composant le versement originel. A contrario d’une simple communication des données déposées, l’Autorité d’archivage ou de tiers-archivage (AA/ATA), une fois la restitution des données déposées effectuée, détruit les données restituées.
1.1. Prérequis
Plusieurs cas entraînent une procédure de restitution des données déposées :
- en cas de tiers-archivage, restitution intégrale des données déposées liée à une cessation de contrat, à l’initiative de l’Autorité juridique adhérente (échéance contractuelle, cessation anticipée…)
- en cas de tiers-archivage, restitution intégrale des données déposées liée à une cessation de contrat, à l’initiative de l’Autorité de tiers-archivage (ATA) (défaut de paiement de l’Autorité juridique adhérente, cessation d’activité du tiers-archiveur, transition d’un contrat de tiers-archivage à un contrat d’hébergement…)
- restitution partielle des données déposées, dans le cadre de contentieux juridiques et de requêtes judiciaires
- réactivation d’un dossier archivé
- archive malformée au niveau archivistique et probatoire, indépendamment du parfait fonctionnement du système d’archivage électronique (SAE)
Dans tous les cas, il faut restituer toutes les versions des données déposées, signifiant, en électronique, avec l’ensemble du contexte (signature, métadonnées, jetons d’horodatage…) :
- format original
- dernier format de conversion
- format de conversion précédente (n-1)
- journal de cycle de vie
Pour le bon déroulement de l’étape de validation, il faut impérativement :
- circuit de validation des demandes de restitution des données déposées
- circuit de validation des accusés de restitution des données déposées
NB : Cette procédure est appliquée et, par conséquent, est répétée pour chaque Autorité productrice, indépendamment de l’Autorité juridique concernée, afin de garantir l’étanchéité et la confidentialité des données restituées.
1.2. Procédure
La procédure se déroule en cinq étapes :
- demande de restitution des données déposées
- validation de la demande de restitution des données déposées
Dans le cadre des restitutions définitives, en cas de tiers-archivage, on intègre le Secrétaire général (SG) ou le Directeur général des services (DGS) de l’Autorité juridique adhérente aux circuits de validation des demandes de restitutions des données déposées.
- restitution des données déposées
- acquittement de la restitution des données déposées
Après validation, l’Autorité productrice récupère et installe les données restituées sur son nouveau système d’information (SI), quel qu’il soit (serveurs, PC, tablettes, disques durs, système d’archivage électronique [SAE]…).
Au terme du bon déroulement de la restitution des données déposées, l’Autorité productrice acquitte de la restitution des données déposées et du bon fonctionnement sur son système d’information (SI) auprès de l’Autorité d’archivage ou de tiers-archivage (AA/ATA).
- destruction des données restituées
Les données déposées sont dès lors considérées comme restituées et comme étant bien réceptionnées dans le nouveau système d’archivage électronique (SAE) ou apparenté cible, aboutissant à la destruction des données restituées par l’Autorité d’archivage ou de tiers-archivage (AA/ATA).
Dans le cadre d’une destruction logique, les données sont détruites immédiatement et simultanément sur les volumes de conservation sécurisée (VCS) synchrones. Au passage suivant de la procédure de sauvegarde, les données restituées ne sont de facto plus présentes sur les volumes de conservation sécurisée (VCS) asynchrones de plan de reprise d’activité (PRA), cette destruction concernant les documents d’origine, ainsi que toute conversion s’étant produite et que tout fichier associé (jetons d’horodatage, signatures…).
NB : Une fois les données restituées détruites, l’Autorité d’archivage ou de tiers-archivage sortante (AA/ATA) se trouve dégagée de toute responsabilité concernant leur conservation.
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