4 pistes pour mieux vendre la gestion de l’information

Dernièrement, je suis tombé sur cet article très intéressant de Joe Shepley, qui se penche sur ce qui peut aider à vendre la gestion de l’information à nos dirigeants. Selon l’auteur, outre le fait que les gens en général ne savent pas en quoi consiste « gérer de l’information », le manque d’évaluations viables des coûts et des bénéfices est un obstacle majeur pour obtenir le support de la haute direction. Si nous n’arrivons pas à démontrer les retombées monétaires des investissements requis pour bien gérer notre information, comment pourrait-on les blâmer?

L’article propose des trucs pour développer un argumentaire de vente, que je vous laisse le soin de prendre connaissance. Ça m’a amené à réfléchir sur le sujet et à me poser une question : pourquoi les professionnels de la gestion de l’information (archivistes, analystes en gestion documentaire et records managers de ce monde) ont tant de difficulté à vendre leur expertise dans leur organisation? Est-ce vraiment uniquement une question de portefeuille?

Concevoir et vendre un produit ou un service, quel qu’il soit, n’a rien de simple. Et vendre dans une organisation quelque chose d’intangible comme la gestion de l’information, c’est partir avec quelques points de retard. Disons que ce n’est pas comme vendre des bonbons.

Plusieurs moyens peuvent être utilisés pour vendre nos projets. Quatre de ces pistes m’apparaissent essentielles lorsque l’on souhaite embarquer nos dirigeants et finalement, l’ensemble de notre organisation. Des pistes qui n’ont rien à voir avec l’argent.

Bien comprendre son organisation

Vous me direz que ça coule de source, que pour mettre en place une solution de gestion de l’information, on doit connaître, bien comprendre l’organisation dans laquelle nous évoluons et analyser les besoins. Et vous avez totalement raison. Et c’est encore plus vrai lorsqu’il vient le temps de vendre un service et d’obtenir de l’argent pour concrétiser nos idées.

Il faut bien connaître ses « clients » (et leurs besoins) et bâtir une relation de confiance avec eux. Avoir une compréhension et une vue d’ensemble de l’organisation aide à mieux saisir les interrelations entre chacun des éléments, dont voici les principaux :

• la structure administrative
• Les normes, règles et procédures en vigueur
• les activités et processus
• les utilisateurs, leurs rôles et responsabilités
• les types de documents créés et leur utilisation
• les technologies et infrastructures utilisées
• les opérations et les projets en cours
• l’environnement externe, le marché, les compétiteurs

Segmenter les utilisateurs

Segmenter les utilisateurs permet d’identifier différents profils d’utilisateurs en fonction de critères précis et catégoriser les différentes utilisations de l’information, les comportements ainsi que les bénéfices recherchés. Pourquoi faire un tel exercice? Pour éviter de se lancer partout et de tenter de couvrir tous les fronts en même temps. Aussi simple que ça. La segmentation a cet avantage. Elle permet de repérer les profils d’utilisateurs (combinés à certains processus, types de documents ou autres) qui sont les plus prometteurs ou qui ont le plus de chances d’acheter ce que nous avons à offrir.

Cibler nos interventions

Évaluer les profils d’utilisateurs les plus prometteurs est ensuite une étape logique pour sélectionner sur lesquels d’entre eux porteront nos efforts. Dit autrement, c’est mettre la hache dans ce qui n’est pas essentiel en misant sur les processus d’affaires clés, ceux qui rapportent, et qui profiteraient d’une amélioration des pratiques de gestion des documents :

• La comptabilité et la finance
• La recherche et le développement
• Les ventes
• Le service à la clientèle
• ou autre

L’entreprise souhaite percer de nouveaux marchés? Créer un nouveau produit? Améliorer le service à la clientèle? Les professionnels de l’information doivent être là pour supporter ces activités et proposer des solutions adaptées. Le plan d’affaires et les orientations stratégiques de l’entreprise aident alors à guider pour définir les priorités, identifier ce dont l’organisation a besoin en termes d’information à court, moyen et long terme, et mettre en place des moyens et des outils pour y répondre adéquatement.

Positionner notre solution

Une fois nos efforts ciblés, il m’apparaît essentiel de créer un espace précis, distinct et désirable pour la solution que nous offrons, par rapport aux solutions concurrentes. Ce n’est pas parce que notre métier est de gérer les documents que d’autres intervenants n’offrent pas déjà des solutions qui font ce que nous cherchons à offrir : serveurs de fichiers, logiciels métiers, outils de gestion de conformité ou de contrôle qualité, bases de données maison et autres.

Pour être remarqué (et remarquable!), il faut donc chercher à se différencier de ces solutions en mettant l’emphase sur ce que nous faisons de différent, de bien et qui répond à un besoin clair des utilisateurs. Associé à une évaluation des coûts et des bénéfices précise, ce positionnement permettra de développement un pitch de vente pour une offre crédible, unique et attrayante. C’est ce qui permet de transformer le besoin en demande concrète. Et de conclure la vente.

Tout part de là.